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【シフト担当者必見】ずるいと思われないシフト作成のコツと不公平を解決する方法

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  • 病院勤務に合った勤怠管理システムに興味がある
  • シフトを組む際に必要な法的ルールが知りたい
  • 希望シフトが多い場合の対処法を知りたい

病院のシフト管理は、シフトを組む人の頭を悩ませる問題です。シフトを組む人がずるいと言われることもあり、自分に都合の良いシフトを組んでいると誤解されがちです。シフトの適切な組み方がわからなければ、従業員間の信頼関係に影響を与えます。

本記事では、シフトを組む人がずるいと言われる理由と、ずるいと言われないためのポイントについて詳しく解説します。本記事を読むことで、公平で効率的なシフトの組み方と、便利なツールがわかります。シフト管理に便利なツールを活用し、時間と労力を大幅に削減しましょう。

シフトを組む人がずるいと言われる理由

シフトを組む人は、自分に都合の良いように組んでいるなど、誤解を受けやすいです。誤解を受ける理由は以下のような場合があります。

  • 特権的な立場にあると誤解されている
  • 自分に都合の良いシフトを組んでいると誤解されている
  • 公平なシフトが組まれていない
  • 従業員の希望がシフトに反映されない

特権的な立場にあると誤解されている

シフトを組む人は管理職や上司であり、勤務時間や休日を自由に決められると判断する人が多いです。しかし、シフトを組む人も、他の従業員と同じように労働基準法に従って働いており、特別な優遇はありません。

自分に都合の良いシフトを組んでいると誤解されている

シフトを組む人は、自分に都合の良いように組んでいると誤解されやすいです。誤解されやすいポイントは以下のとおりです。

  • 人気の高い休日や時間帯を独占する
  • 自分の希望を最優先に反映させる
  • 他の従業員より楽な勤務パターンを組む
  • 残業や休日出勤を避けるようなシフトを組む

以上の行動は、公平性を欠くだけでなく、チームワークにも悪影響を及ぼします。従業員のモチベーションが下がったり、職場の雰囲気が悪くなったりします。シフトを組む人は、自分の立場を利用して有利なシフトを組んではいけません。すべての従業員の希望や状況を考慮し、公平なシフトの作成が大切です。

公平なシフトが組まれていない

公平なシフトが組まれないと、従業員のモチベーション低下や離職率の増加につながります。不公平なシフトの例は以下のとおりです。

  • 特定の従業員に有利なシフトが組まれている
  • 休日と勤務日数が偏っている
  • 夜勤や休日出勤の回数が不公平になっている

公平なシフト作成のためには、スキルレベルや経験に応じた人員の配置と、勤務と休暇のバランスに注意が必要です。以上の点に気をつけて、公平で働きやすく、従業員全員が満足できるシフト作成を心がけましょう。

従業員の希望がシフトに反映されない

従業員の希望がシフトに反映されないことは、病院のシフト管理の課題として挙げられます。従業員の希望がシフトに反映されない理由は以下のとおりです。

  • 病院は24時間体制で患者のケアが必要
  • 特定の日に希望が集中した際の対策が不十分
  • 従業員の希望を把握する仕組みが不十分

以上の問題を解決するには、希望シフトを効率的に収集できるシステムの導入や、シフト作成のルールが必要です。従業員の希望とシフトにギャップが生じないよう、病院全体で取り組まなければなりません。
»病院のシフト制勤務で希望休を通りやすくするコツとは？

シフトを組む人が抱える悩み

病院は24時間体制のため、シフトを組む人は以下のような悩みを抱えています。

  • 全員の希望を叶えることが難しい
  • シフトの作成に時間と労力がかかる
  • 突然の欠員対応を余儀なくされる

全員の希望を叶えることが難しい

従業員のシフトの希望が重なることがあり、全員の希望を叶えることは困難です。すべての希望を満たせなくても、できる限り公平に調整しないといけません。人気の勤務時間帯や休日に希望が集中した場合は、さまざまな要素を考慮してバランスを取ることが大切です。

シフトの作成に時間と労力がかかる

病院のシフトの作成には、多くの時間と労力がかかります。理由として、病院は24時間体制で患者のケアを行う必要があり、複雑なシフトのパターンになりがちだからです。医師や看護師のスキルや経験を考慮する必要もあります。また、シフトの作成後は、確認や修正にも時間がかかります。

突然の欠員対応を余儀なくされる

病欠や退職など、突然の欠員対応は病院のシフト管理において避けられません。欠員への対応策は以下のとおりです。

  • 代替要員を確保しておく
  • 緊急時の連絡体制を整備する

欠員による患者へのケアサービス低下を抑えつつ、なるべく従業員に負担をかけないための対策が必要です。欠員対応が続くと、従業員の健康状態や仕事の質に影響を与えます。シフト管理は長期的に考え、適切な人員配置や業務の効率化を図り、欠員にも柔軟に対応できる体制を整えましょう。

シフトを組む人がずるいと言われないためのポイント

シフトを組む人がずるいと言われないためのポイントは以下のとおりです。

  • シフト希望を事前に収集する
  • 勤務日数と勤務時間を公平に割り振る
  • スタッフ間のコミュニケーションを重視する
  • 事前にルールを明確にする
  • 労働基準法を遵守する
  • シフトをできるだけ早く公開する

シフト希望を事前に収集する

シフト希望を事前に収集することは、公平で効率的なシフト作成の第一歩です。具体的な方法として、オンラインフォームやアプリを活用すると、従業員は事前にシフト希望を提出できます。シフト希望の締切日を設定し、時間に余裕を持った収集が大切です。シフト希望を収集する際は、以下の点に注意が必要です。

  • シフト希望の優先順位
  • 特別な事情や要望
  • 休暇など長期的な予定

希望の優先順位をつけてもらい、休暇などの長期的な予定を事前に収集すると、調整がしやすく、正確なシフト作成ができます。収集したシフト希望をデータベース化することで、効率的な管理が可能です。また、すべての希望を完全に叶えることは難しいと事前にスタッフに伝えておくことも重要です。

勤務日数と勤務時間を公平に割り振る

勤務日数と勤務時間を公平に割り振ると、従業員の満足度が高まり、職場の雰囲気が良くなります。勤務日数と勤務時間を公平に割り振る方法は以下のとおりです。

  • 従業員の勤務日数を均等に分配する
  • 夜勤や休日勤務を公平に割り当てる
  • 長時間勤務を特定の人に偏らせない
  • 個人の希望と公平性のバランスを取る

以上の取り組みで、従業員間の不公平感を減らし、チームワークが向上します。公平性を維持するために、定期的に勤務実績を確認し、必要に応じて調整する必要があります。業務の効率化とスタッフの成長のために、スキルレベルや資格に応じた配置も重要です。

従業員間のコミュニケーションを重視する

積極的にコミュニケーションを取ることで、シフト作成の透明性と公平性をアピールできます。定期的に個別面談を実施し、個々の事情を把握することも大切です。SNSやグループチャットを活用すると、良好なコミュニケーションを築けます。

シフトに対するフィードバックを求めると、シフトを組む人と従業員のお互いの理解が深まります。シフトを組む人に対する不満や誤解を減らせるのでおすすめです。

事前にルールを明確にする

事前にルールを明確にすることは、公平なシフト作成の基本です。明確なルールがあれば、従業員全員が納得できるシフトを組めます。具体的には以下のルールが必要です。

  • シフト作成の基本方針
  • 希望シフトの提出期限
  • シフト交代の手続き
  • 欠員が出たときの対応方法

ルールを決めると、シフトを組む人の負担が軽減するだけでなく、従業員間の不公平感も解消できます。ルールを決める際は、従業員の意見も取り入れながら、病院の運営方針に沿った内容にすることが大切です。ルールは従業員全員に周知し、必要に応じて見直すことで、円滑なシフト管理ができます。

労働基準法を遵守する

労働基準法の遵守は、シフトを組む際に最も重要です。労働基準法に従い、従業員の健康と権利を守りましょう。法律上、労働時間は1日8時間、週40時間を超えないようにする必要があります。また、毎週1日以上の休日か4週間を通じて4日以上の休日の確保も必要です。交代制などの変形労働時間制により、時間外労働が発生する場合は、36協定の届出が必要となるので注意しましょう。

労働基準法の理解が難しい場合は、社会保険労務士などの専門家や労働基準監督署に確認しましょう。労働基準法を遵守すると、従業員から信頼を得られ、法的トラブルを避けられます。シフト作成の際は、常に労働基準法を意識しましょう。
» 病院の就業規則の基礎知識を徹底解説

シフトをできるだけ早く公開する

シフトは最低でも2週間前には公開しましょう。シフトを早く公開すると、以下のメリットがあります。

  • 予定を立てやすい
  • 従業員間でシフトの調整がしやすい
  • シフトに問題があれば解決できる

シフト公開日を決めておくこともおすすめです。シフトを組む人の信頼を高めるために、一度公開したシフトを変更することは控えましょう。公平性と信頼性のあるシフトは、従業員の満足度が向上し、離職率の低下にもつながります。シフトを早く公開することは、従業員と病院にとってメリットがあります。
» 変形労働時間制のシフト変更における注意点とリスクを徹底解説！

シフト作成に役立つツール

シフト作成に役立つツールは以下のとおりです。

  • 勤怠管理システム
  • Excel
  • Googleスプレッドシート

病院の規模や特性に合わせて、最適なツールを選ぶ必要があります。

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、シフト作成と管理を効率化するツールです。勤怠管理システムの特徴は以下のとおりです。

  • 自動で公平性のあるシフトを作成できる
  • 従業員の希望を考慮してシフトを作成する
  • 労働時間の管理と集計ができる
  • スマートフォンアプリでシフトの確認と変更ができる
  • 複数の部署のシフトを一括管理できる

勤怠管理システムの連携機能により、シフトと実際の勤務状況を簡単に照合できます。突発的な欠員や変更にも対応でき、緊急時の人員配置も迅速に行えます。また、カスタマイズ性が高いため、病院の規模や特性に合わせた運用が可能です。コスト削減や業務効率化に大きく貢献できます。

Excel

Excelは使いやすさと柔軟性に優れ、勤怠管理によく利用されています。Excelは無料で使用できるので、予算に制約がある場合におすすめです。Excelはテンプレートが豊富なので、初めてでも簡単に始められます。Excelはモバイルアプリでも利用でき、外出先でシフトの確認や管理ができて便利です。

Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシートは、テンプレートを使用して簡単にシフト表を作成できるので、勤怠管理に利用できます。シフトの共有も簡単で、従業員全員にすぐに反映され、リアルタイムで複数人が同時に編集できます。Googleスプレッドシートの機能は以下のとおりです。

  • 労働時間を自動計算できる
  • 履歴管理機能で過去のシフトを参照できる
  • データのバックアップが自動で行われる
  • フィルタ機能で特定シフトを抽出できる
  • モバイルアプリでシフトの確認ができる

病院のような複雑なシフト管理が必要な職場でも、Googleスプレッドシートでシフト管理を効率的に行えます。

シフトを組む人によくある質問

シフトを組む人によくある質問をまとめました。シフトの組み方に迷っている方は参考にしてください。

シフト作成ツールの選び方は？

シフト作成ツールを選ぶ際は、業界や職種に適したツールを選ぶことが大切です。病院の勤怠管理システムには、医療現場特有の要件に対応できるツールを使いましょう。医療現場特有の要件は以下のとおりです。

  • 忙しくても直感的に操作ができる
  • 従業員全員が利用できる
  • 複雑な勤務時間の計算ができる
  • 病院の規模や業務に柔軟に対応できる
  • セキュリティ機能が備わっている

個人情報や医療情報を扱う病院では、高度なセキュリティ機能を備えたツールを選ぶ必要があります。シフト作成ツールにトラブルが起きても、サポート体制が充実していると安心です。ツール選びに迷った際は、他の病院での使用実績や評価を確認すると、最適なシフト作成ツールを選べます。

希望シフトが多すぎて対応できない場合の対処法は？

希望シフトが多すぎる場合は、すべての従業員の希望を完全に叶えることは難しいので、優先順位をつけて対応しましょう。希望シフトが多い時の対処法は以下のとおりです。

  • 希望の多い日時を分散させる
  • ローテーションを導入する
  • 従業員間での調整依頼をお願いする
  • 希望シフトの提出期限と上限を決める
  • シフト調整会議を開く
  • シフト作成のルールを明確にして共有する
  • 勤務の時間帯を細かく分ける

以上の方法を組み合わせると、希望シフトが多い状況でも効率的かつ公平なシフト作成ができます。

まとめ

病院の勤怠管理システムは、シフトを組む人と従業員にとって重要なツールです。シフトを組む人がずるいと言われないためには、公平性や透明性、従業員間のコミュニケーションが大切です。明確なルールを作り、コミュニケーションをとってシフトを組んでください。従業員の不満が減り、働きやすい環境を整えられます。

勤怠管理システムを導入することで、シフトを組む人がずるいと言われない公平なシフト作成を実現できるでしょう。病院の運営をより円滑にするためにも、勤怠管理システムがおすすめです。