シフト作成の効率化が必要な理由3選と具体的な改善方法6選！

多くの企業で、スタッフの希望を考慮しながら効率的かつ公平なシフトを組むことが課題となっています。本記事では、シフト作成を効率化する方法を解説します。課題解決に役立て、生産性やスタッフのモチベーション向上を目指しましょう。

シフト作成の効率化には、人員配置の最適化やツールの導入が効果的です。適切な方法でシフト作成の時間を大幅に削減し、より良い勤務環境を実現しましょう。
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シフト作成でよくある課題

シフト作成において、多くの職場が抱えている課題を解説します。

スタッフの希望を効率的に収集できない

効率的なシフト作成にはスタッフの希望収集が必要ですが、以下の課題があります。

• 希望の集計や整理に時間がかかる
• スタッフ間の公平性が保てない
• 希望の提出漏れや遅れがある
• 希望の履歴管理が必要になる
• 急な希望変更への対応が難しい

紙やメールでの希望収集は、システムに比べ手間がかかりやすい傾向があります。シフト希望収集やデータ管理を行う際は、個人情報保護法に留意した上で以下のような対応が必要です。

データの安全管理	収集した情報は暗号化やアクセス制限などを用いて適切に保護し、漏えいや改ざんを防ぐ。
利用目的の限定	希望データは、明示した目的の範囲内でのみ使用する。目的外利用を防ぐための内部ルールを整備する。
データの削除	収集した情報は、利用する必要がなくなった場合や、保存期間が経過した場合に速やかに削除する。
公開または通知	個人情報の利用目的は、事前にスタッフへ通知するか、企業のホームページ等で公表する。

» 政府広報オンライン(外部サイト)

個別にやりとりする手間や判読ミス、記入漏れのリスクもあり、効率化が求められます。スタッフの希望を正確かつ効率的に収集できないことが、シフト作成の大きな障害になっています。
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シフト表の作成に時間がかかる

手作業でシフト表を作成すると、膨大な時間と労力が必要です。複雑な勤務パターンや、多数のスタッフの調整が必要な場合は時間がかかります。スタッフの希望を反映しつつ、公平性を保つのも難しいです。労働基準法を遵守した公平なシフト運用が求められます。
» 厚生労働省「「シフト制」労働者の雇用管理を適切に行うための留意事項」(外部サイト)

シフト表の完成後も、調整や共有に時間がかかります。法令遵守や労働時間管理の確認、過去シフトデータの参照・分析も必要です。エクセルの利用でも効率的なシフト作成は難しく、急な欠勤やミス対応に手間がかかります。シフト作成担当者の負担が大きくなり、本来の業務に支障が出やすいです。
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突発的なシフト変更への対応が難しい

急な欠勤や休暇申請が発生した場合、代替スタッフの確保に時間がかかり、業務に支障をきたします。柔軟なシフト管理システムの不足が主な原因です。システムが整っていないと、以下のような問題が起きます。

• 緊急時の連絡体制が作れない
• 変更後のシフトの公平性と効率性が保てない
• スタッフの急な予定変更に対応できない

多くの企業では、シフト変更の連絡や調整に手間がかかり、効率的な対応ができていません。問題を解決するには、柔軟なシフト管理システムの導入が重要です。適切なシステムの活用で、突発的な業務量の変動にも迅速に対応できます。
» 変形労働時間制のシフト変更における注意点とリスクを徹底解説！

公平なシフトが作成できない

特定のスタッフに偏った勤務シフトは、不満が生じる原因です。人気の高い勤務時間帯に偏りが生じることで、不公平感が生まれてしまいます。公平なシフト作成には、以下のポイントを押さえましょう。

• 個人の希望と業務ニーズのバランス調整
• 長期的な視点での公平性の確保
• 労働時間や休日の分配

スキルや経験の差を考慮せず、特定のスタッフに負担が集中すると不満が高まります。公平性の基準が不明確だと、人間関係や個人的な好みが影響しやすくなります。客観的な基準の設定と労働基準法を遵守した運用が必要です。
» 厚生労働省「労働基準法に関するQ＆A」(外部サイト)
» 病院のシフト管理における課題と解決策を詳しく解説！

シフト作成の効率化が必要な３つの理由

効率的なシフト管理は、人員の適切な配置や従業員の満足度アップにつながり、企業の競争力向上に役立ちます。

生産性が向上するため

シフト作成時間を短縮すれば、管理者が他の重要な業務に時間を割けます。組織全体の運営が円滑になり、生産性が向上します。スタッフの能力や経験の考慮と希望を反映したシフトは、仕事への集中力向上に効果的です。

公平なシフト配分は、スタッフ間の協力体制を強化し、チームワークの向上につながります。シフトの可視化で業務の計画性が向上し、突発的な変更にも迅速な対応が可能です。シフト管理の自動化によってヒューマンエラーが減り、データ分析の活用で効率的に人員を配置できます。

スタッフのモチベーションが向上するため

適切なシフト管理が行われれば、スタッフの満足度や意欲の向上が期待できます。満足度の高いシフトを作成するには、以下のポイントに注意しましょう。

• 希望を考慮する
• 公平なシフト配分を考える
• 急な変更に柔軟に対応する

医療現場では、シフト管理が適切でない場合、過重労働の問題や医療ミスにつながる可能性があります。医療法規や労働基準法を遵守したシフト作成が必要です。良いシフトを作ることができれば、職場の雰囲気が良くなり、仕事に取り組む姿勢が前向きになります。ワークライフバランスの改善にもつながります。

シフト作成の透明性を高めることで、スタッフと管理者の信頼関係を深めるのも重要です。スタッフの自主性や責任感が育成され、業務の効率化につながります。

経費を削減できるため

シフト作成の効率化を進めることで、残業代やシフト作成にかかる時間の削減が見込まれます。人員配置を見直すことで、人件費の適切な管理につなげることも可能です。突発的な欠員や繁忙期にも柔軟に対応できる仕組みを構築することで、経費の負担軽減を目指せます。
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シフト作成を効率化する方法

シフト作成の効率化には、以下のような方法があります。
» 効率的で公平な勤務表作成のコツを詳しく解説！

人員配置を最適化する

人員配置の最適化は、効率的なシフト作成の基本です。最適な人員配置を行うには、以下のポイントに注意します。

• 必要なスキルと人数
• 繁忙期と閑散期のバランス
• スタッフの能力と経験

業務量とスタッフの能力を見極め、公平なシフトを作成しましょう。人員配置の最適化は、一度で完了するものではありません。定期的に見直しとスタッフからのフィードバックを取り入れることで、より良い人員配置が実現できます。また、医療関連法規やガイドラインの遵守も、適切なシフト作成に欠かせません。
» 厚生労働省「医師の働き方改革」(外部サイト)

法令を無視したシフト運用は、スタッフの労働環境を悪化させ、法的リスクを伴います。労働基準法を含む関連法令の遵守は、シフト運用において不可欠です。シフト管理の改善は、スタッフの疲労軽減やモチベーション向上を通じて、患者安全や医療の質向上に寄与します。

公平で法令遵守のシフト作成は、スタッフと患者双方に最適な環境をもたらす重要な基盤です。法令に関する具体的な内容や詳細は、厚生労働省の公式ガイドラインを参照し、適宜確認してください。
» 厚生労働省「医師労働時間短縮計画作成ガイドライン」(外部サイト)

希望シフトの提出期限を設定する

明確な期限を設けることで、スタッフの希望を適切に反映したシフトを作成できます。提出期限は、十分な余裕を持って、シフト作成の2週間前程度を目安にしましょう。スタッフが自分の予定を確認し、希望を提出する時間を確保します。提出期限の管理には以下がおすすめです。

• カレンダーに明記する
• 何度かリマインドする
• 掲示板やミーティングで周知する
• 期限を過ぎた提出は原則受け付けない

オンラインフォームやアプリの活用で、提出が簡単になり、管理者は提出状況を随時確認できます。期限内の提出率を高めることが重要で、早いスタッフには優先的にシフトを組むなどの特典も有効です。やむを得ない事情には、柔軟な対応が求められます。定期的に提出期限や方法を見直し、最適化しましょう。

スタッフの意見を取り入れる

定期的にスタッフの希望や要望を聞く機会を設けることで、より良いシフト作成の体制が整います。アンケートや面談で、スタッフのライフワークバランスや希望を聞き取りましょう。業務に支障が出ない範囲でのシフト交換や調整も配慮することで、スタッフのモチベーションが向上します。

公平性を保ちつつ個々のニーズを配慮して、全体のバランスを取ることが重要です。スタッフの専門性や得意分野を考慮したシフトで、業務効率の向上も期待できます。新しいアイデアや改善案を積極的に取り入れ、定期的にシフト作成の体制を見直しましょう。

ガントチャートを活用する

ガントチャートとは、スケジュール管理や作業管理など、さまざまな業務の進捗状況を管理する表です。一目見ただけで、状況を俯瞰的に把握できます。以下のメリットがあります。

• シフトの重複や空白が確認しやすい
• ドラッグ&ドロップでシフトの調整が簡単にできる
• カラーコードを使って部署や役割を区別できる
• タイムラインを使うことで労働時間が管理できる
• タイムラインを使うことで労働時間が管理できる

長期的な人員配置の計画にも活用でき、人材管理の面でも有効です。ガントチャートは、エクセルやシフト管理ソフトで簡単に作成できます。
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テンプレート化する

シフト作成の効率化には、テンプレート化が効果的です。以下のようなテンプレートパターンの作成で、シフトの作成時間を大幅に短縮できます。

• 基本的なシフトパターン
• 繁忙期・閑散期のテンプレート
• 曜日・時間帯ごとのテンプレート
• スタッフの役割・資格別テンプレート
• 季節イベント・特別日用テンプレート

テンプレートをデジタル化し、簡単にアクセスできるようにしましょう。作って終わりではなく、定期的な見直しと更新が重要です。スタッフの意見を取り入れて改善すれば、より使いやすいものになります。

シフト自動作成ツールを導入する

シフト自動作成ツールは、AIを活用して短時間でスタッフの希望や条件を考慮したシフト案を生成します。クラウド型のソフトを利用すれば、シフト表をスタッフ間で共有でき、通知機能や勤怠管理システムとの連携も便利です。完全自動化だけでなく、手作業での微調整も可能なため柔軟に対応できます。

ただし、データ保護法や労働法規を遵守しているかの確認が必要です。法規遵守のため、シフト作成ツールの労働時間管理機能やアラート機能を活用し、法的リスクを軽減しましょう。法改正情報を定期的に確認し、必要に応じてツールや運用ルールを見直すことで、効率的かつ適法なシフト管理が可能です。

ツール導入でコスト削減やミス軽減、スタッフ満足度の向上が期待できます。シフト自動作成ツールは、効率的なシフト管理を目指す企業には有効な選択肢です。
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シフト自動作成ツールの種類

シフト自動作成ツールの特徴は、大きく3種類あります。特徴を理解して使用することで、シフト作成時間の削減やスタッフの満足度向上につながります。

勤務条件を設定しやすいツール

勤務条件を細かく設定できるツールが便利です。多くのツールが複雑な勤務ルールや労働法規に対応しており、パートやアルバイト、正社員まで、さまざまな雇用形態のスタッフのシフト管理が可能です。
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シフト希望を集約しやすいツール

シフト希望を効率的に集約できるツールは、シフト作成の負担を大幅に軽減します。以下のような機能が備わっているツールを選べば、スタッフの希望を簡単に収集し、効率的な管理が可能です。

• スマートフォンやPCからの希望提出
• リアルタイムでの希望集計と確認
• カレンダー形式での視覚的な把握
• 希望提出期限の設定と自動リマインド
• スタッフ間の希望重複チェック
• 過去の希望履歴の参照

スタッフが希望を出しやすくなるメリットがあり、シフト管理者の作業効率が向上します。スタッフの希望優先度を設定できれば、公平なシフト作成に役立ちます。集めたデータの手作業での転記が不要で、ミスを減らせるため効率的です。

シフト運用にも役立つツール

シフト運用を効率化するツールには、さまざまな機能が備わっています。シフト管理の負担軽減につながる以下の機能が役立ちます。

• シフトボード共有
• リアルタイム変更通知
• 勤怠管理連携
• モバイルアプリ対応
• 勤務実績自動集計

スタッフ間のコミュニケーションが円滑になれば、急な変更にも迅速に対応可能です。勤務実績の集計や労働時間の管理も自動化されるため、管理者の作業負担が軽減されます。

以下のような機能を備えていれば、労務管理や法令遵守にも有効です。

• 有給休暇管理
• 勤務時間自動計算
• シフト交代申請・承認
• 労働時間法令遵守チェック
• 業務連絡・情報共有

スタッフの希望も反映しやすくなり、働きやすい環境作りに役立ちます。シフト作成システムを選ぶ際には、個人情報保護法およびGDPR(※)に基づき、データ保護基準を遵守しているかも確認しましょう。医療分野における労働基準法および医療関連法規に基づいているかも重要です。

「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律」（平成30年7月6日公布）によって、労働時間等の設定の改善に関する特別措置法（労働時間等設定改善法）が改正されたことにより、「勤務間インターバル」制度導入が企業の努力義務となりました。

　 「勤務間インターバル」制度とは、1日の勤務終了後、翌日の出社までの間に、一定時間以上の休息時間（インターバル）を設けることで、働く方の生活時間や睡眠時間を確保するものです。

厚生労働省

シフト作成および変更に際しては、労働基準法に基づいた適切な運用が必要となります。
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※ GDPRとは、欧州連合(EU)域内における個人データの保護や取り扱いに関する法令です。EU居住者の個人データを収集・処理する組織は、EU域外に活動拠点を置いていても適用対象となります。

シフト自動作成ツールの選び方

適切なツール選びでシフト作成の効率が向上し、スタッフの満足度も高まります。以下のポイントを押さえてツールを選びましょう。
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操作性

優れた操作性を持つシフト自動作成ツールには、以下のような特徴があります。

• 直感的なユーザーインターフェース
• シンプルな画面構成
• ドラッグ＆ドロップ機能
• カスタマイズ可能なダッシュボード

シンプルで直感的な操作ができるツールであれば、迷うことなく使いこなせます。ドラッグ＆ドロップ機能があると、シフトの調整や変更が簡単です。以下のような機能も操作性の向上につながります。

• モバイル対応
• ヘルプ機能やチュートリアルの充実
• 多言語対応
• ショートカットキーの実装

モバイル対応があれば、外出先でもシフトの確認や調整が可能です。ヘルプ機能やチュートリアルが充実していると、初めてツールを使う人でも迷いません。

他システムとの連携のしやすさ

連携機能が充実しているツールを選ぶことで、業務全体の効率化につながります。アプリやシステム間でデータや機能を連携させるAPI連携が便利です。以下のような外部システムとデータ連携することで、効率化が可能です。

• 勤怠管理システム
• 給与計算システム
• 人事システム
• POSシステム

日常的なコミュニケーションツールとの連携も重要です。LINEやSlackなどと連携することで、シフト情報の共有がスムーズになります。カレンダーアプリとの同期機能があれば、スタッフ個人のスケジュール管理も容易です。

データの入出力に関しては、エクセルやCSVでの対応が一般的です。クラウドストレージサービスとの連携機能があれば、データのバックアップや共有がさらに便利になります。他社製のシフト管理ツールからのデータ移行機能があれば、新しいツールへの乗り換えもスムーズです。
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まとめ

シフト作成の効率化は、多くの企業や組織にとって重要な課題です。効率的なシフト作成は、生産性向上、スタッフのモチベーションアップ、経費削減など多くのメリットをもたらします。医療法規を遵守しつつ、さまざまな方法で効率化を図り、定期的に見直すことが大切です。

期限を設けてシフト作成を進めましょう。シフト自動作成ツールの導入も効果的な解決策です。勤務条件の設定やシフト希望の集約など、シフト作成に役立つ機能を持つツールが多数存在します。ツール選びの際は、操作性や他システムとの連携のしやすさがポイントです。

スタッフの個人情報は、個人情報保護法および関連する法規に基づいて保護されます。変形労働時間制の運用に必要な手続きや労働時間の上限管理など、労働基準法を遵守してください。さまざまな取り組みを通じた効率的なシフト作成の実現で、働きやすい環境作りにつなげましょう。