勤怠管理システムの費用対効果を高める選び方｜導入時の注意点も解説！

勤怠管理は企業の重要な業務の一つですが、手作業による管理では多くの時間と労力がかかり、ミスも発生しやすいです。勤怠管理システムの導入は、業務効率の向上とコスト削減に有効な手段です。この記事では、勤怠管理システムの必要性や種類、費用相場、選び方のポイントなどを詳しく解説します。

記事を読めば、自社に最適な勤怠管理システムを選択でき、導入する際の注意点も理解できます。
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勤怠管理システムの導入のメリットは、以下のとおりです。

• 労働時間が正確に把握・管理できる
• 残業時間とコストが削減できる
• 労務コンプライアンスが遵守できる
• 従業員の勤怠状況が可視化できる
• 給与計算の効率化・正確性が向上する

勤怠管理を効率化すると、企業の生産性向上や従業員の健康管理支援にもつながり、多様な働き方にも柔軟に対応できます。
» 労働時間管理の重要性とメリット｜管理方法や注意点をチェック！

勤怠管理システムには以下の2種類があり、それぞれについて特徴を解説します。

• クラウド型
• オンプレミス型

クラウド型の勤怠管理システムは、インターネットを通じてどこからでもアクセスできる便利なツールです。クラウド型のメリットには、以下が挙げられます。

• 簡単に導入できる
• 初期費用が抑えられる
• 予算管理が容易になる
• 柔軟性が高くなる
• 最新のセキュリティ対策が取り入れられる
• 自動アップデート機能により最新の状態を保てる

クラウド型は、サーバーやインフラの管理が不要で、導入が簡単です。利用料金は月額制が一般的で、予算管理がしやすいです。スマートフォンやタブレットからも利用でき、外出先や在宅勤務でも勤怠管理ができます。リモートワークに対応しやすい点も、大きなメリットです。

クラウド型では、最新のセキュリティ機能が利用可能です。データのバックアップや災害対策も充実しており、重要な勤怠情報を安全に管理できます。自動アップデート機能により、新機能やセキュリティ強化も簡単にできます。クラウド型は中小企業や、柔軟な働き方を導入している企業に最適です。

オンプレミス型の勤怠管理システムは、自社のサーバーにシステムを導入する形態です。初期費用は高めですが、長期的に見ると費用対効果が高くなる可能性があります。データのセキュリティ管理を自社で行えるため、情報漏洩のリスクを抑えられます。カスタマイズの自由度が高いのもオンプレミス型の大きな特徴です。

自社の業務に合わせて細かな調整ができるため、効率的な運用ができます。システムの更新や保守は自社で行う必要があり、専門知識を持った人材が必要です。スケーラビリティに制限がある点にも注意しなければいけません。オンプレミス型は、ハードウェアの管理や更新にコストがかかります。

大規模な組織や特殊な業務形態を持つ企業に適した選択肢です。

勤怠管理システムの費用相場は、企業規模や必要機能により異なります。クラウド型は1ユーザーあたり月額1,000～5,000円程度が一般的です。オンプレミス型は初期費用が50万～数百万円と高額になります。費用を検討する際は、初期費用や月額利用料、保守費用などに注意が必要です。

本契約する前に、無料トライアル期間を活用することもおすすめです。

勤怠管理システムの費用の内訳について、以下の3つにわけて解説します。

• 初期費用
• ランニングコスト
• オプション費用

勤怠管理システムの初期費用は、システム導入時に1度だけ発生する費用です。初期費用には、以下の項目が含まれます。

• システム導入費用
• ハードウェア購入費用
• カスタマイズ費用
• データ移行費用
• 従業員教育・トレーニング費用
• セットアップ・インストール費用
• システム設定費用
• コンサルティング費用
• ライセンス料

初期費用は、選択するシステムの種類や規模、必要な機能によって大きく変わります。クラウド型とオンプレミス型で初期費用が異なるため注意しましょう。初期費用を抑えたい場合は、クラウド型のシステムがおすすめです。長期的な運用コストを考えると、オンプレミス型のほうが費用対効果が良い場合もあります。

自社の規模や予算、運用方針に合わせて最適なシステムを選びましょう。

勤怠管理システムのランニングコストは、システムを継続的に運用するために必要不可欠です。主なランニングコストには、以下が挙げられます。

• 月額利用料
• 保守・メンテナンス費用
• サポート料金
• バージョンアップ費用
• サーバーの維持費用
• 電気代
• システム運用のための人件費
• セキュリティ対策費用
• データバックアップ費用

クラウド型は、月額利用料に多くの費用が含まれているため、比較的シンプルな費用構造です。オンプレミス型では、サーバーの維持費や電気代などの追加の費用が発生します。セキュリティ対策費用やデータバックアップ費用は、システムの安全性と信頼性を確保するために欠かせません。

オプション費用は、勤怠管理システムの基本機能に加えて、追加サービスを利用する際にかかる費用です。主なオプション費用には、以下が挙げられます。

• カスタマイズ費用
• データ移行費用
• 追加機能の費用
• トレーニング・研修費用
• サポート・保守費用
• セキュリティ強化オプション費用
• 追加ライセンス費用
• モバイルアプリ対応費用
• システム連携費用
• バックアップ・リカバリーオプション費用

オプション費用を検討する際は、自社に本当に必要な機能かどうかを見極めることが大切です。不要なオプションを選択すると、コストが膨らむため、注意してください。

費用対効果の高い勤怠管理システムの選び方は、以下のとおりです。

• 低コストで機能が充実しているシステムを選ぶ
• 長期的な視点で選ぶ

低コストで機能が充実している勤怠管理システムを選ぶことは、企業にとって重要です。経費を抑えながら効率的な勤怠管理を行う必要があります。クラウド型システムを選べば、導入時の初期費用を抑えられます。既存のシステムとの連携が容易なものを選択することも、導入後の運用コストを抑えるために大切です。

スマートフォンアプリを活用できるシステムを選べば、操作が簡単なため、従業員教育コストを軽減できます。現時点で必要な最小限の機能だけを選択でき、将来的に拡張ができるシステムもおすすめです。複数のシステムの見積もりを比較検討し、最適なものを選びましょう。

勤怠管理システムを選ぶ際は、長期的な視点を持つことが重要です。初期費用の安さだけでなく、将来的な運用コストや拡張性を考慮する必要があります。長期的な視点で選ぶポイントは、以下のとおりです。

• 会社の成長に合わせたスケールアップの可能性
• 将来的なアップグレードの可能性
• 長期的な運用コスト
• サポート体制
• 保守契約の内容
• 導入後の従業員の生産性向上効果
• 導入後の管理コスト削減効果
• 法改正や新技術への対応能力
• 他社システムとの連携や統合の可能性
• データの長期保存や分析機能の有無

常に最新の法律や技術に対応できるシステムを選べば、将来的な手間やコストを抑えられます。将来的に他社システムと連携させる可能性がある場合は、あらかじめ対応可能なシステムを選んでおくと便利です。長期的なデータ分析は、経営判断や業務改善に役立つ貴重な情報源となるため、保存機能や分析機能にも注目しましょう。

勤怠管理システムを選ぶ際のポイントとして、以下の点を解説します。

• 必要な機能を洗い出す
• 操作性を確認する
• 他のシステムと連携できるか確認する

勤怠管理システムを選ぶ際は、必要な機能を洗い出すことが重要です。以下の機能を検討しましょう。

• 勤怠管理
• シフト管理
• 残業管理
• 有給休暇管理
• 勤務時間集計
• 勤怠データのエクスポート
• 従業員情報管理
• アラート機能
• モバイル対応
• 打刻機能(ICカードや生体認証など)
• 申請・承認ワークフロー
• カレンダー連携
• レポート作成機能
• 労働法規対応

自社の業務フローや従業員の働き方に合わせて、必要な機能を整理し、無駄のないシステム選びが大切です。機能が多すぎると操作が複雑になり、非効率になるため、注意しましょう。

操作性の高いシステムを選べば、従業員の負担を減らし、効率的な勤怠管理ができます。1番良い確認方法は、実際に操作してみることです。多くの勤怠管理システムで用意している、デモ版や無料トライアルの活用をおすすめします。操作確認の際は、直感的なユーザーインターフェースを備えているかに注目してください。

管理者と従業員のそれぞれの業務から見た操作性を確認することも大切です。レポート作成や集計が容易か、システムの応答速度は適当かなども確認する必要があります。導入後にスムーズに運用するためには、複雑な操作トレーニングが不要なシステムが望ましいです。従業員全員が無理なく使いこなせるシステムを選びましょう。

多くの企業では、給与計算システムや人事システムなど、複数のシステムを利用しています。他のシステムと連携するための以下の機能を確認しましょう。

• APIの有無
• データのインポート・エクスポート機能
• シングルサインオン(SSO)対応
• クラウドサービス間の連携ツールとの互換性

連携機能が充実していれば、データの二重入力を防ぎ、業務効率を大幅に向上できます。連携機能が不十分な場合、導入後に追加費用が発生する可能性があるため、注意が必要です。

勤怠管理システムを導入するときの注意点は、以下のとおりです。

• 業務フローの見直しが必要になる
• 従業員への周知を行う
• 無料トライアルを活用する

新しいシステムを効果的に活用するためには、既存の業務フローを見直し、適切に変更する必要があります。業務フローの見直しの手順は、以下のとおりです。

1. 既存の業務プロセスの分析
2. 業務フローの再設計
3. 新業務フローの文書化

業務フローの変更に伴い、従業員の役割や責任が変わる可能性もあります。詳細な点まで明確に再定義し、スムーズな移行を図ることが重要です。新しい業務フローの効果を測定するための指標を設定し、定期的に評価することをおすすめします。

従業員への周知は、勤怠管理システムの導入を成功させるために重要です。新しいシステムの目的や期待される効果を明確に説明し、従業員の理解と協力を得るように努めましょう。周知方法としては、説明会やワークショップを開いたり、専用相談窓口を設けたりする方法が効果的です。

実際に操作を体験できる研修を行えば、従業員の理解度を高められます。疑問点の答えを見つけやすいマニュアルやFAQを作成しましょう。部署ごとに担当者を決め、業務中いつでも不明点を尋ねられる体制を整えるのも良い方法です。

従業員が心の準備をできるよう、導入スケジュールや移行計画を事前に共有することも大切です。従業員からのフィードバックは積極的に収集し、システムの改善に活かしてください。従業員への周知を徹底することで、従業員の不安や疑問を解消し、スムーズな導入ができます。

多くのシステムが無料トライアル期間を提供しているため、最大限に活用しましょう。実際の業務でシステムを使用すれば、操作性や機能を直接確認できます。無料トライアルをとおして、検討中のシステムが自社の業務に本当に適合するかどうかがわかります。

従業員の反応や意見を集めれば、導入前の問題点や改善点の早期発見が可能です。無料トライアル期間中は、以下の点を重点的に確認しましょう。

• システムの使いやすさ
• 自社業務に必要な機能の有無
• カスタマーサポートの質
• 他システムとの連携性

複数のシステムを比較検討することも効果的です。各システムの特徴や違いを実際に体験することで、自社に最適なものを選べます。無料期間中の使用実績をもとに、導入後の費用対効果を検討することもおすすめです。無料トライアル期間は、導入後のスムーズな移行にも役立ちます。

無料トライアル期間中にトレーニングや準備を進めることで、本格導入時の混乱を最小限に抑えられます。トライアル終了後は契約条件や費用について慎重に検討を行いましょう。

勤怠管理システムは、企業の勤怠管理において重要です。効率的な勤怠管理は、業務の生産性を向上させ、法令を遵守するために欠かせません。勤怠管理システムには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。

システムを選ぶ際は、長期的視点で見て費用対効果が良いこと、自社に必要な機能が備わっていることが重要なポイントです。スムーズに導入するためには、事前に従業員へ周知することや無料トライアルの活用が効果的です。企業の規模や業種に合わせて、最適なシステムを選択しましょう。