勤怠管理システムのススメ【タイムカードとの比較とメリットデメリットを解説】
「タイムカードと勤怠管理システム、どちらが自社に適しているのだろう？」と、多くの企業が頭を悩ませています。効率的な労務管理は、企業の生産性向上と従業員満足度アップの鍵です。
本記事では、タイムカードの課題から最新の勤怠管理システムまで詳しく解説。従来のタイムカードから最新のICカード認証まで、それぞれのメリット・デメリットを徹底比較します。
本記事を読めば、自社に最適な勤怠管理方法が見つかります。人事担当者はもちろん、経営者の方々にもおすすめの内容です。効率的で正確な勤怠管理を実現し、働き方改革を推進したい方は、ぜひ最後までお読みください。
タイムカードによる勤怠管理の課題
タイムカードによる勤怠管理には、多くの企業が直面する課題があります。主な問題点として、以下の4つが挙げられます。
- 管理部門の業務負担が大きい
- 打刻忘れや不正打刻のリスクがある
- 打刻方法が限られている
- 労働時間や休暇の管理が難しい
上記の問題点は、企業の生産性や従業員の働き方に大きな影響を与えることです。多くの企業がタイムカードに代わる新しい勤怠管理システムの導入を検討しています。
» 病院の勤怠管理における課題
管理部門の業務負担が大きい
管理部門の業務負担が大きいことは、タイムカードの大きな課題の一つです。データ入力や集計作業に多くの時間を要するからです。手作業での処理は時間がかかるだけでなく、ミスが発生しやすいという問題も抱えています。以下のような業務が管理部門の負担として大きいものです。
- 従業員からの問い合わせ対応
- 紙の保管や管理
- 複数拠点がある場合の情報集約
- 法改正への対応
- 残業時間の把握や管理
- 有給休暇の管理や付与
- 勤怠データの分析
上記の業務を手作業で行うととても時間がかかり、人的ミスも起こりやすくなります。部門間での情報共有が円滑に行えないことも、業務効率の低下につながっています。ミスによる給与計算の誤りなど、従業員との信頼関係にも影響を及ぼす恐れがあるため、改善が必要です。
打刻忘れや不正打刻のリスクがある
打刻忘れや不正打刻は、企業の勤怠管理において大きな問題です。正確な労働時間の記録を妨げ、労務管理に支障をきたす可能性があるからです。具体的には以下のようなリスクが考えられます。
- 勤務時間の不正確な記録
- 労働時間の改ざん
- 代理打刻
- 不正な記録修正
上記の問題は、労働時間の過少申告や隠蔽、遅刻・早退の隠蔽にもつながる可能性があります。紙のタイムカードを使用している場合は、紛失や破損のリスクも懸念点です。打刻機の故障や不具合による記録漏れも発生する可能性があります。
複数の勤務地がある場合、打刻管理が一層困難になることがあるので、適切な管理システムの導入や従業員への教育が急務です。
打刻方法が限られている
タイムカードによる勤怠管理では、打刻方法が限られているという大きな課題があります。以下のような制限があると、従業員の勤務形態の多様化や働き方の変化に対応できません。
- 出勤・退勤時に特定の場所で打刻する必要がある
- リモートワークや外出先からの打刻ができない
- 複数の事業所がある場合、各所に打刻機を設置しなければならない
上記のような制限は、柔軟な働き方を求める現代の労働環境に適していません。在宅勤務や出張が多い従業員の勤怠を正確に管理することが難しくなります。打刻忘れや打刻ミスがあった場合の修正も容易ではありません。
残業や休日出勤などの特殊な勤務形態にも対応しづらく、正確な労働時間の把握が困難になる可能性があります。企業の生産性低下や従業員の不満につながる恐れがあるため、より柔軟で正確な勤怠管理方法を検討することが必要です。
» 勤怠の時間を正しく計算する方法！
労働時間や休暇の管理が難しい
タイムカードによる勤怠管理の課題は労働時間や休暇の管理の難しさです。正確な労働時間の把握が困難なため、残業時間の管理や集計に多くの手間がかかります。具体的には、以下のような問題が発生しやすくなります。
- 有給休暇の取得状況の追跡
- シフト制や変形労働時間制への対応
- 法定労働時間や休憩時間の遵守状況の確認
複数の勤務地や在宅勤務など、多様な働き方への対応も困難です。従業員ごとの労働時間の傾向分析や適正化も難しくなるため、労務管理の質が低下する可能性があります。
労働基準法に基づく各種届出や報告書作成にも時間がかかり、管理部門の負担が増大します。結果として、従業員の健康管理や働き方改革への対応が遅れる恐れがあります。
» 医師の働き方改革！時間外労働上限規制に向けた課題
タイムカードの種類
タイムカードには主に3種類あり、それぞれ特徴があります。会社の規模や業務形態に合わせて選択することが重要です。以下に、主なタイムカードの種類と特徴を紹介します。
- 打刻機を使ったタイムカード
- 電子化したタイムカード
- ICカード・生体認証を使ったタイムカード
打刻機を使ったタイムカード
打刻機を使ったタイムカードは、従来から多くの企業で利用されている勤怠管理の方法です。機械式の打刻機を使って紙のカードに時刻を印字します。従業員は出勤時と退勤時に自分でカードを打刻するのが一般的です。
打刻機を使った方法には、いくつかのメリットがあります。導入コストが低いことや、操作が簡単で従業員教育の負担が少ないこと、機械の故障が少ないことなどです。
しかし、デメリットとして紙のカードを使うため紛失や破損のリスクがある点には注意しましょう。手動での集計作業が必要で時間がかかることや、不正打刻や改ざんの可能性があることも問題点です。
打刻機を使ったタイムカードは、小規模な企業や予算の限られた組織にとっては今でも有効な選択肢の一つです。しかし、従業員数が多い場合や正確な労働時間管理が求められる場合は、別の方法を検討する必要があります。
電子化したタイムカード
電子化したタイムカードは、従来の紙のタイムカードに比べて多くの利点があります。パソコンやスマートフォンを使って簡単に打刻することが可能です。電子化のメリットには、以下のようなものがあります。
- クラウド上でのデータ管理
- リアルタイムでの勤怠状況確認
- 打刻データの自動集計
- 遠隔地からの打刻対応
上記によって従業員の利便性が高まります。GPSや位置情報と連携することで、より正確な勤怠管理が可能です。勤怠データの分析や報告書作成も簡単にできるため、管理者の負担が軽減されます。
複数の事業所や部署がある場合でも、一元管理ができるのも大きな利点です。シフト管理や有給休暇管理とも連携できるので、総合的な労務管理が可能になります。電子化したタイムカードは、アプリやWebブラウザで利用できるため、専用の機器を用意する必要がありません。
打刻忘れを防ぐアラート機能もあるので、従業員の労務管理意識も高まります。給与計算システムとの連携も可能なので、人事労務業務全体の効率化にもつながります。
電子化したタイムカードは現代の働き方に合った柔軟な勤怠管理を実現するのに最適です。リモートワークや複数拠点での勤務が増えている現代のビジネス環境おけるアドバンテージは大きいです。
ICカード・生体認証を使ったタイムカード
ICカードや生体認証を使ったタイムカードは、勤怠管理の効率化と精度向上に大きな役割を果たします。ICカードや指紋、顔認証などの個人情報を利用して打刻を行うのが特徴です。主な特徴として、以下のようなものがあります。
- 非接触でスピーディーな打刻ができる
- 個人認証の精度が高くなりすましを防止できる
- 打刻データがデジタルで自動記録される
上記の特徴により、従来のタイムカードと比べて多くのメリットがあります。
リアルタイムでの勤怠状況の把握が可能になり、打刻忘れや不正打刻のリスクが大幅に低減されます。クラウド型システムとの連携や入退室管理システムとの統合も容易になるので、より包括的な勤怠管理が実現可能です。
複数の認証方法を組み合わせることで、セキュリティをさらに強化できます。しかし、初期導入コストが比較的高い点には注意が必要です。導入を検討する際は、長期的な運用コストと効率化によるメリットを十分に比較検討しましょう。
タイムカードと勤怠管理システムの比較
タイムカードと勤怠管理システムには、それぞれ特徴があります。さまざまな面を比較することで、企業に適したシステムを選びましょう。以下に、主要な比較ポイントを紹介します。
- コスト
- 業務効率
- セキュリティ
- コンプライアンス
コスト
タイムカードと勤怠管理システムのコストの違いは明白です。タイムカードは初期投資が少なくて済むものの、長期的には予想以上にコストががかかります。タイムカードを使う場合、紙代や保管のための費用が継続的にかかるからです。従業員の数に比例してコストも上がります。
勤怠管理システムは初期の導入費用は高いものの、長い目で見るとコスト削減につながります。紙代はかからず、保管もPC1つで行えるからです。さらに勤怠管理システムを導入することで一元管理ができるので、管理者の精神的なコストも激減します。
従業員の数や会社の拠点が多いほど、システムを導入するメリットは大きいです。ただし、保守やメンテナンスの費用も忘れずに考える必要があります。
業務効率
勤怠管理システムは、タイムカードに比べて業務効率を大幅に向上させます。データの集計・分析が容易になり、人的ミスも削減できるため、管理部門の負担が軽減されるからです。具体的には、以下のような効率化が実現できます。
- 自動集計
- ペーパーレス化
- リアルタイム把握
- 労働時間の可視化
勤怠データと給与計算システムの連携も可能なため、給与計算業務の効率化につながります。複数拠点の一元管理や勤怠ルールの自動チェック機能など、大規模な組織でも効率的な勤怠管理ができるようになりました。
モバイル端末からの打刻・申請にも対応しているので、外出先からでも簡単に勤怠管理ができます。従業員の利便性も向上し、全体的な業務効率の改善が期待できます。勤怠管理システムの導入により、人事部門は別の業務に多くの時間を割くことが可能です。
セキュリティ
タイムカードと比較して、勤怠管理システムはセキュリティ面で大きな優位性があります。データの暗号化や認証機能により、情報の安全性が大幅に向上しました。具体的には、以下のような特徴があります。
- アクセス権限の設定で情報漏洩リスクを低減できる
- システムログにより不正アクセスの検知と追跡ができる
- 生体認証やICカードによる本人確認の精度が向上する
- リモートアクセス時のVPN使用でデータを保護できる
クラウド型システムの場合は専門業者によるセキュリティ管理が行われるので、より高度な対策が期待できます。定期的なセキュリティアップデートやバックアップ機能、データ喪失のリスクを軽減可能です。
マルウェア対策ソフトウェアの統合や多要素認証の導入により、アカウント保護も強化されます。従来のタイムカードでは難しかった高度なセキュリティ対策が可能になりました。
セキュリティ面での勤怠管理システムの利点は明らかです。特に個人情報保護が重要視される現代において、勤怠管理システムは企業にとって大きな価値があります。
コンプライアンス
コンプライアンス対応についても勤怠管理システムの大きな利点です。労働基準法に準拠した正確な労働時間管理ができるようになりました。勤怠管理システムを導入すると、以下のようなコンプライアンス面でのメリットがあります。
- 残業時間の上限規制管理
- 有給休暇取得の管理
- 36協定の遵守状況チェック
- 労働時間の記録・保存
勤務状況が見える化されるので、法令違反のリスクが減ります。労働基準監督署の調査にも素早く対応可能です。給与計算の正確性も上がります。労働紛争のリスクも減少し、従業員の労働条件に関する透明性も高まります。
変形労働時間制などの複雑な勤務体系にも対応可能です。労働時間を適切に把握できるので、過重労働の防止にも役立ちます。勤怠管理システムは法令遵守の面で大きな助けとなります。
企業のコンプライアンス体制を強化したい場合は、導入を検討してみるのがおすすめです。労働法制の改正にも柔軟に対応できるため、長期的な視点でも有効な投資です。
勤怠管理システム導入のメリット
勤怠管理システムの導入により、企業は労務管理の効率化や正確性向上、コンプライアンス強化などのメリットを得られます。人事部門の負担軽減や適切な労働時間管理ができるので、現代企業にとって重要なツールです。主なメリットは以下のとおりです。
- 集計業務の効率化ができる
- 多くの打刻方法に対応できる
- 不正打刻や改ざんが防止できる
- 法令遵守へ対応できる
集計業務の効率化ができる
集計業務の効率化は、勤怠管理システム導入の大きなメリットの一つです。従来のタイムカードによる手作業での集計と比べ、大幅な時間短縮と正確性の向上が期待できます。具体的には、以下のような効率化が実現できます。
- 自動集計機能
- リアルタイムデータ集計
- データ出力
- 給与計算システム連携
さまざまな集計パターンに対応できるので、部署別や個人別など多角的な分析が可能です。残業時間や有給休暇の自動計算機能もあり、人事部門の負担を大幅に軽減できます。
エラーや異常値の自動検出機能により、データの正確性が向上します。過去データの蓄積と分析も容易になるため、長期的な労務管理にも役立つことが期待されます。クラウド型システムを採用すれば、遠隔地からのアクセスも容易です。
モバイルアプリでの集計確認もできるので、外出先でも最新の勤怠状況を把握できます。人事部門の業務負担軽減だけでなく、経営判断にも活用できる有益なデータを得られるのも魅力の一つです。企業の競争力向上にもつながる重要なポイントになります。
多くの打刻方法に対応できる
勤怠管理システムは、多様な打刻方法に対応できる大きな利点があります。従業員の勤怠管理がより正確かつ効率的に行えるようになりました。具体的には、以下のような打刻方法に対応しています。
- PCやスマートフォン
- GPS機能
- ICカードやQRコード
- 生体認証
多様な打刻方法により、さまざまな勤務形態や環境に柔軟に対応できるのがおすすめです。外出先からのリモート打刻や在宅勤務での打刻もできます。打刻忘れの際の事後申請機能や、勤務シフトと連動した自動打刻機能なども備えています。
複数の打刻方法を組み合わせて利用できるので、企業の規模や業態に応じて最適な方法を選択可能です。
不正打刻や改ざんが防止できる
勤怠管理システムでは、不正打刻や改ざんを防止できます。従業員の勤務時間を正確に記録し、公平な労務管理を実現するために重要です。具体的には、以下のような機能や仕組みによって不正防止が実現されます。
- GPSやIPアドレスによる位置情報確認
- 生体認証や顔認証
- 打刻データの暗号化と改ざん検知
- アクセスログの記録と監査
- 管理者による承認フロー
従業員が指定された場所以外で打刻することや、他人が代わりに打刻すること、打刻データを後から変更することなどが困難です。
リアルタイムでの打刻状況モニタリングや異常な打刻パターンの自動検出機能により、不正の早期発見も可能です。複数の打刻方法を組み合わせたダブルチェック機能も、より高い信頼性を確保するのに役立ちます。
法令遵守へ対応できる
法令遵守は企業にとって重要な課題です。勤怠管理システムを導入することで、労働基準法をはじめとする各種法令への対応が容易になりました。具体的には、以下のような法令遵守に関する機能が利用できます。
- 労働基準法に準拠した勤怠管理
- 残業時間の自動集計と上限管理
- 有給休暇の取得状況の把握
- 36協定の遵守状況の確認
上記の機能により、企業は労働法規制を適切に遵守できます。残業時間の上限管理機能を使えば、従業員の労働時間が法定の上限を超えないように管理が可能です。勤怠管理システムは変形労働時間制度、裁量労働制、みなし労働時間制などの多様な労働形態にも対応しています。さまざまな働き方に対応しながら、法令遵守を実現できます。
労働基準監督署の調査にも迅速に対応できるのも勤怠管理システムの利点です。労働時間の記録が正確に保存されているので、必要な情報をすぐに提出できるようになります。
勤怠管理システム導入のデメリット
勤怠管理システム導入には、いくつかのデメリットがあります。主な課題は以下のとおりです。
- 導入コストがかかる
- システムトラブルのリスクがある
- 操作が複雑な場合がある
導入コストがかかる
勤怠管理システムの導入には、一定のコストがかかることから、多くの企業にとって大きな課題となっています。初期費用として、システムの購入費やセットアップ費用が必要になります。導入コストはシステムの規模や機能によってピンキリです。
運用を始めてからも保守料やライセンス料といった継続的な費用が発生するのが一般的です。従業員への教育やトレーニングにもコストがかかることをご留意ください。新しいシステムの操作方法を学ぶ時間も必要になるので、導入直後は業務効率が一時的に低下する可能性もあります。
既存システムとの連携や改修費用や業務プロセスの変更に伴う費用といった追加コストも踏まえておくことが必要です。しかし、長期的な視点で見ると、業務効率の向上やミスの削減によるコスト削減効果も期待できます。導入コストと運用コスト、期待される効果を総合的に評価してから判断しましょう。
システムトラブルのリスクがある
システムトラブルのリスクは勤怠管理システムの導入において考慮すべき重要な点です。システムダウンが発生すると、従業員の打刻や勤怠データへのアクセスができなくなる可能性があります。主なリスクは以下のとおりです。
- セキュリティ侵害によるデータ漏洩や改ざん
- ソフトウェアのバグやエラーによる誤作動
- サーバーやネットワーク障害による接続不能
- データの消失や破損
上記の問題が発生すると、業務に大きな支障をきたす恐れがあります。一般的な対策は以下のとおりです。
- 定期的なバックアップ
- セキュリティ対策の強化
- システムの冗長化
- 定期的なメンテナンス
しかし、完全にリスクをなくすことは難しいため、システム障害時の代替手段も検討しておきましょう。一時的に紙ベースの記録に戻る手順を用意しておくなどの対策が考えられます。
システムトラブルは業務に大きな影響を与える可能性があるため、事前の対策と代替手段の準備が重要です。信頼性の高いベンダーを選ぶことや、十分なテスト期間を設けることもリスク軽減に効果的です。
操作が複雑な場合がある
勤怠管理システムの操作が複雑な場合があります。システムの機能が豊富であるほど、使いこなすのに時間がかかる傾向があるためです。以下のような問題が発生する可能性があります。
- 従業員の操作習熟
- 複雑な勤務体系への対応
- 管理者側の設定・運用
従業員の年齢層やITスキルによっては、操作に抵抗感を持つ場合があります。導入時には十分な研修や操作マニュアルの整備が必要です。
しかし、操作が複雑だからといって、勤怠管理システムの導入を避けるべきではありません。使いやすいインターフェースを持つシステムを選んだり、段階的に機能を導入したりすることで解決できます。
以下のような対策を講じることでも操作の複雑さに関する問題を軽減できます。
- 直感的なユーザーインターフェースの選択
- 段階的な機能導入
- 定期的なトレーニングの実施
- ヘルプデスクの設置
システムの選定段階から、操作性を重視することが重要です。導入後も継続的なサポートや改善を行うことで、従業員のストレスを軽減し、システムの効果を最大限に引き出せます。
まとめ
タイムカードと勤怠管理システムには、それぞれメリットとデメリットがあります。企業の規模や業態に応じて最適な方法を選ぶことが重要です。従業員数、業務の複雑さ、予算、法令遵守の重要性などを考慮して決定しましょう。
勤怠管理システムの役割は、単なる労働時間の記録だけはありません。従業員の働き方や生産性の向上をはじめ、ワークライフバランスの改善や業務効率の向上にもつながります。結果として企業全体の競争力強化に貢献する可能性があります。
テクノロジーの進歩とともに、勤怠管理のあり方もアップデートしていきましょう。今後も新しい技術や手法が登場する可能性が大いにあります。常に最新の情報をキャッチし、自社にとって最適な方法を選択し続けることが大切です。