勤怠とは？正しい意味や具体的な管理項目について徹底解説

勤怠管理を面倒に感じている経営者や人事担当者は多いです。この記事では、勤怠管理の基本と効果的な方法を解説します。正しい勤怠管理は、法令遵守や従業員の健康管理に不可欠です。適切な勤怠管理で従業員の労働時間を正確に把握し、過重労働を防げます。

給与計算の正確性も向上し、労務トラブルのリスクの軽減も可能です。効率的な勤怠管理は、企業の生産性向上にもつながります。この記事を読めば、勤怠管理の重要性と効率的な管理方法がわかります。

勤怠とは従業員の出退勤や勤務状況のこと

勤怠とは、従業員の出退勤や勤務状況を指す重要な概念です。企業にとって、労働時間や勤務実績の正確な把握は不可欠です。適切な管理により、法令遵守や効率的な労務管理が実現できます。勤怠管理には、以下のような項目が含まれます。

• 出退勤時刻の記録
• 労働時間の計算
• 休憩時間の管理
• 残業時間の把握
• 有給休暇の取得状況

上記の情報の正確な記録と管理で、適切な給与計算や労務管理が可能です。従業員の働き方や生産性を分析するためのデータとしても活用できます。
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「勤務」や「出勤/退勤」との違い

勤怠と勤務、出勤/退勤は、似ているようで異なる概念です。具体的な違いは以下のとおりです。

• 勤怠：労働時間、休憩、残業、休暇など勤務に関する全ての状況
• 勤務：実際に仕事をしている時間や状態
• 出勤/退勤：仕事の開始と終了の時点

例をだすと、ある従業員の1日の勤怠記録には、出勤時刻や休憩時間、残業時間や退勤時刻などの情報が含まれます。勤務は実際に仕事をしている状態を指し、出勤と退勤は勤務の始まりと終わりを示します。

勤怠管理では上記の概念を正確に理解し、適切な記録が重要です。労働時間の計算や残業管理において、出勤/退勤時刻の正確な把握が大切になります。

勤怠は労務管理の観点から使用される用語であり、従業員の働き方全体を把握するための重要な概念です。適切な勤怠管理により、企業は労働法規制を遵守しつつ、効率的な人材活用を実現できます。

勤怠を正しく管理すべき理由

勤怠の正確な管理は、企業にとって重要です。勤怠管理の主な目的は以下のとおりです。

• 労働基準法を遵守する
• 給与計算を正確にする
• 従業員の健康を管理する
• コンプライアンスを守る

上記の要素を適切に管理することで、企業は法的リスクを回避しながら従業員の生産性向上や満足度向上に貢献します。

労働基準法を遵守する

労働基準法を遵守することで、従業員の権利を守り、健全な労働環境を整えられます。労働基準法遵守の主なポイントは以下のとおりです。

• 労働時間の上限管理(原則1日8時間、週40時間)
• 適切な休憩時間の確保
• 時間外労働の管理と割増賃金の支払い
• 年次有給休暇の付与と取得促進
• 法定休日の確保(週1日または4週4日)

上記の規定を守ることで、労働者の権利を保護し、健全な労働環境を維持できます。法令遵守は企業の社会的責任を果たすことにもつながり、従業員の信頼の獲得も可能です。
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給与計算を正確にする

正確な給与計算により、従業員は自分の労働に対する適切な報酬を受け取れます。給与計算に関する主な項目は以下のとおりです。

• 労働時間の正確な把握
• 残業代や休日出勤手当の適切な計算
• 各種手当の正確な反映
• 税金や社会保険料の適切な控除
• 有給休暇取得状況の正確な反映

上記の要素を正確に計算することで、従業員の給与に対する信頼性が高まり、労務コストの適切な管理と分析が可能です。しかし、手作業での給与計算は時間がかかり、ミスが発生しやすくなる問題があります。

勤怠管理システムを導入することで、給与計算の正確性と効率性を向上できます。システムを活用することで人為的なミスを減らし、労働基準法に準拠した適切な給与計算が可能です。

正確な給与計算は、従業員の信頼を得るだけでなく、労務トラブルの防止にもつながります。適切な労務コスト管理は企業の財務健全性にも寄与します。健全な勤怠管理を効率的に行うには給与計算システムの導入を検討しましょう。
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従業員の健康を管理する

従業員の適切な健康管理は、従業員の生産性向上やモチベーション維持につながります。健康管理の具体的な方法として、以下のような取り組みがあります。

• 労働時間の適切な管理
• 定期健康診断の実施
• メンタルヘルスケアの提供
• ワークライフバランスの推進

労働時間の適切な管理で過重労働を防ぎ、従業員のストレスや疲労の蓄積を防ぐことが可能です。長時間労働が続く従業員には、医師による面接指導を行うなどの対策も必要です。

定期的な健康診断は従業員の健康状態を把握し、早期に問題を発見するのに役立ちます。健康診断の結果を分析し、労働時間との相関関係を調べることで、より効果的な健康管理ができます。

メンタルヘルスケアも忘れてはなりません。ストレスチェックの実施やカウンセリングの提供など、従業員の心の健康をサポートする体制を整えましょう。ワークライフバランスを推進し、休暇取得の促進で、従業員の心身のリフレッシュを図れます。職場環境の改善や健康増進に関する教育・啓発活動も効果的です。
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やり方はさまざまあるので、自社に合うやり方で従業員の健康を守り、働きやすい職場環境を目指しましょう。

コンプライアンスを守る

コンプライアンスを守ることは会社の信頼性を高め、従業員の権利を守るために欠かせません。コンプライアンスを守るためには労働基準法などの関連法規を正しく理解し、適切な労働時間管理を行う必要があります。具体的には、以下のような取り組みが大切です。

• 残業や休日労働の適切な管理
• 労働条件の明示
• 内部通報制度の整備
• 定期的な社内研修の実施

上記の取り組みにより、従業員の権利を尊重し、公平な労働環境を整備できます。しかし、勤怠記録の改ざんや不正を防止する仕組みも必要です。定期的な監査や第三者によるチェックを行うことで、より確実にコンプライアンスを守れます。
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勤怠管理業務で必要な項目

勤怠管理業務では、以下の項目を正確に記録し管理することが重要です。

• 出勤時刻・退勤時刻
• 勤務時間・労働時間
• 出勤日数
• 休憩時間
• 残業時間(時間外労働時間)
• 深夜労働時間
• 休日出勤の労働時間
• 有給休暇
• 欠勤

各項目は労働基準法に基づいて適切に管理し、従業員の健康と権利を守りつつ、企業の生産性向上につなげることが必要です。

出勤時刻・退勤時刻

出勤時刻と退勤時刻は、従業員が業務を開始・終了する時刻を指します。就業規則で定められた時刻を基準とし、遅刻や早退の判断材料となります。正確な記録は、労働時間の把握や残業時間の計算に不可欠です。

フレックスタイム制やリモートワークの場合は、それぞれの状況に応じた記録方法を定めることが必要です。リモートワークではログイン時間を出勤時刻とみなすなどの工夫が求められます。

勤務時間・労働時間

勤務時間は就業規則で定められた時間を指し、労働時間は実際に働いた時間を意味する点に注意しましょう。法定労働時間(1日8時間、週40時間)を超える場合は残業として扱われます。

記録の際には、フレックスタイム制や変形労働時間制など、多様な働き方に対応した管理が必要です。労働時間の正確な把握は、適切な賃金計算や従業員の健康管理に直結します。長時間労働の防止や労働生産性の向上にも役立ちます。勤務時間と実際の労働時間の差異ので、業務の効率化や人員配置の最適化が可能です。

出勤日数

出勤日数は、従業員が実際に出勤した日数を記録するものです。給与計算や有給休暇の付与日数計算の基礎となる重要な情報となります。勤務形態に応じた適切な管理が必要です。

パートタイムやアルバイト従業員の場合、出勤日数は労働条件の判断材料となります。年次有給休暇の付与要件(6ヶ月間の継続勤務と全労働日の8割以上の出勤)の判断にも使用可能です。

出勤日数の推移を分析することで、従業員の勤務状況や健康状態の把握にも役立ちます。長期的な欠勤や頻繁な遅刻・早退がある場合、従業員のケアや業務改善の必要性を示す指標にもなります。

休憩時間

休憩時間は、労働者の健康維持と業務効率向上のために重要です。労働基準法に基づき、6時間を超える労働には45分以上、8時間を超える労働には1時間以上の休憩を与える必要があります。

休憩時間は、原則として労働時間の途中に与え、一斉に与えることが求められます。ただし、業務の性質上、交代制で休憩を取ることも認められている点も把握しましょう。適切な休憩時間の管理は、従業員の健康保護だけでなく、集中力の維持や生産性の向上のためにも必須です。

休憩時間の取得状況の把握で、過重労働の防止や職場環境の改善にも活用できます。
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残業時間(時間外労働時間)

残業時間は、法定労働時間を超えて働いた時間を指します。適切な管理と割増賃金の支払いが必要です。残業時間の上限規制(原則月45時間、年360時間)を遵守することが重要です。

残業時間の管理は、従業員の健康管理と企業のコンプライアンス遵守の両面において遵守しなければなりません。過度な残業は従業員の健康を害するだけでなく、生産性の低下や労働災害のリスク増加にもつながるからです。適切に管理された残業は、業務の繁忙期への対応や納期の遵守に役立ちます。
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残業時間を正確な把握と分析で、業務プロセスの改善や人員配置の最適化も可能です。36協定の締結と届出、特別条項の適用など、法令に基づいた適切な管理が求められます。

勤怠管理の方法と特徴

勤怠管理の方法には、手書きの出勤簿やタイムカード、Excel管理や勤怠管理システムなどがあります。企業の規模や業務内容に合わせて、最適な方法を選ぶことが大切です。主な勤怠管理方法は以下のとおりです。

• 手書きの出勤簿
• タイムカード
• Excel管理
• 勤怠管理システム

上記の方法はそれぞれ特徴があり、企業によって適した選択肢が異なります。小規模な企業では手書きの出勤簿やExcel管理が適している場合もありますが、従業員数が多くなるにつれて、より効率的な方法が必要です。

タイムカードは比較的導入しやすく、中規模の企業でよく使われています。勤怠管理システムは大規模な企業や複雑な勤務形態を持つ企業に適しており、正確な労働時間の把握や分析が可能です。企業は自社の状況を考慮し、最適な勤怠管理方法を選択することが重要です。

手書きの出勤簿

手書きの出勤簿は紙の出勤簿に従業員が直接記入する勤怠管理の方法です。導入コストが低く、小規模事業所や個人事業主に適しています。手書きの出勤簿の特徴は、紙の出勤簿を使用するので初期費用が抑えられることです。従業員が自己申告で記入するので簡単に始められます。小規模な事業所では管理がしやすいのがメリットです。

手書きの出勤簿の課題として、記入ミスや改ざんのリスク、データの集計に時間がかかる可能性があります。紛失や破損の可能性もあり、長期保管には場所を取ることになります。

手書きの出勤簿のメリットとデメリットをまとめると以下のとおりです。

• メリット：導入が容易、費用を抑えられる
• デメリット：正確性の課題や改ざんのリスク、効率性の問題がある

事業規模や管理の必要性に応じて、より適切な勤怠管理方法を選ぶことをおすすめします。

タイムカード

タイムカードは、従業員の出退勤時刻を記録する機械です。勤務時間を正確に把握できるようになります。タイムカードには、紙のカードに時刻を打刻する従来型と、ICカードを使う新しい電子式があります。出勤や退勤の際にカードを機械に通すだけで簡単に時刻を記録可能です。タイムカードの主な特徴は以下のとおりです。

• 勤務時間の計算基礎として使用可能
• 比較的低コストで導入可能
• 中小企業向け

タイムカードは給与計算の基礎資料として使え、比較的低コストで導入できます。中小企業でも利用しやすいシステムです。しかし、タイムカードにはいくつかの課題もあります。打刻忘れや不正打刻のリスクがあるので、注意が必要です。データの集計や分析に手間がかかることもデメリットの一つです。

最近では、デジタル化が進む中で、電子的な勤怠管理システムに移行する企業が増えています。タイムカードの課題を解決する新しい方法として注目されています。

Excelを用いた管理

Excelを用いた勤怠管理は、多くの企業で採用されている方法です。柔軟性が高く、コストも抑えられるので人気があります。Excelを使った勤怠管理の具体的な方法は以下のとおりです。

• セルに日付や時間を入力
• 関数を使用して自動計算
• グラフ機能で視覚化
• データのフィルタリングや並べ替え

マクロを活用すれば定型作業を自動化できます。複数シートを使用して従業員ごとの管理も可能です。Excelのメリットは、データの集計や分析が容易なことです。テンプレートもあるので効率的に管理できます。パスワード保護で情報セキュリティを確保することもおすすめです。

Excelによる管理には、データ入力ミスのリスクが高く、大規模な組織では管理が煩雑になる可能性があります。リアルタイムでの情報共有が難しく、Excelを用いた勤怠管理は、中小企業や比較的シンプルな勤務体系の組織に最適です。

カスタマイズ性が高く、必要な情報を自由に追加・変更できるのはExcelの大きなメリットです。しかし、従業員数が多い場合や複雑な勤務形態がある場合は、より高度な勤怠管理システムの導入を検討する必要があります。
» エクセルで勤怠管理！効率的に行う方法

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、従業員の出退勤や勤務状況を効率的に記録・管理するためのツールです。クラウドベースのソフトウェアが主流で、リアルタイムでの勤怠データ収集・分析が可能なため、労務管理を大幅に改善できます。勤怠管理システムの主な機能は以下のようになります。

• 出退勤時刻の自動記録
• 労働時間の自動計算
• シフト管理や有給休暇管理
• 残業時間の自動集計と上限管理
• 勤怠データの可視化とレポート作成

多くの勤怠管理システムは、人事・給与システムとの連携が容易です。法令遵守のためのアラート機能や、モバイルアプリでの打刻や申請機能なども備えています。従業員の勤怠管理がより効率的かつ正確に行えるようになります。
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勤怠管理システムは、企業の規模や業種に合わせてカスタマイズできるので、幅広いニーズにも対応可能です。労務管理の効率化と正確性向上を目指す企業に有用なツールです。適切な勤怠管理システムの導入は、労働時間の適正化や働き方改革の推進に大きく貢献します。

導入にあたっては従業員への十分な説明と教育が必要になる点に注意します。システムの選定時には、自社の業務フローに合った機能を持つものを選ぶことも忘れてはなりません。

まとめ

勤怠管理は企業運営に重要です。従業員の出退勤や勤務状況を正確な把握で、法令遵守や給与計算、健康管理ができます。適切な管理方法を選ぶことで、企業と従業員双方にメリットがあります。勤怠管理の主な目的を改めてまとめました。

• 労働時間の把握
• 給与計算の正確性確保
• 労働法規制の遵守
• 従業員の健康管理
• 業務効率の向上

適切な勤怠管理システムを導入することで上記のすべてが達成されます。勤怠管理の重要性を理解し、自社に適した管理方法を選択・導入することが、現代の企業経営には不可欠です。従業員の健康と権利を守りつつ、企業の生産性を向上させるバランスの取れた勤怠管理を目指しましょう。