病院向け勤怠管理システムとは？【メリットや選び方を解説】
病院での勤務は複雑で、法令順守のために適切な管理が必須です。コンプライアンスの低下は社会やスタッフ、患者からの信頼が落ちる可能性があります。
この記事では、病院の勤怠管理システムについて解説します。記事を読めば、病院の管理業務を減らし、スタッフや顧客の満足度を向上させることが可能です。
適切なシステムを導入すると業務の効率化、労働環境の改善、コンプライアンスの強化が図れます。スタッフの満足度向上と病院運営の改善が可能です。
病院向け勤怠管理システムとは？労働時間を客観的に把握・記録できるシステム
病院向け勤怠管理システムは、医療現場の労働時間を正確に記録・管理するツールです。医療従事者の特殊な働き方に対応した機能を搭載しています。医師の時間外労働の上限規制をはじめとした労働基準法への対応ができ、長時間労働の是正に欠かせません。
リアルタイムでの勤怠状況確認や警告機能により、適切な労務管理をサポートできます。
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病院における勤怠管理の課題
病院における勤怠管理の課題は以下のとおりです。
- 労働時間の正確な把握が難しい
- 多様なシフトの管理が求められる
- 宿日直や複数拠点の管理が難しい
労働時間の正確な把握が難しい
大病院では労働時間の正確な把握が大きな課題になります。医療現場特有の不規則な勤務体系や緊急対応の頻発が原因です。出退勤を正確に記録できなければ、労働時間の管理が難しくなり、スタッフの健康管理にも影響を与えます。
» タイムカードがない病院の問題点
医師の働き方改革により、2024年4月から時間外労働の上限規制が始まりました。労働時間の客観的な記録・管理が急務です。適切な労務管理をしないと、医療機関としてのコンプライアンス違反にもつながります。
» 厚生労働省(外部サイト)
多様なシフトの管理が求められる
大病院では多様な職種や勤務形態に対応したシフト管理が必要不可欠です。医療サービスの質を維持しながら、スタッフの労働環境の適切な管理は大きな課題と言えます。シフト管理で求められる主な項目は以下のとおりです。
- 日勤・夜勤・当直の組み合わせ
- 職種ごとの勤務時間帯
- 急な欠勤や交代への対応
- 労働基準法にもとづいた調整
- スタッフの希望や適性
多くの職種が関わる医療現場では、各部署で適切な人員配置をしながら、安全な医療サービスを提供する必要があります。手作業でのシフト管理には時間がかかり、シフト作成担当者の負担も大きく、ミスも発生しやすくなります。働き方改革への対応が求められる中では、効率的なシフト管理の仕組みが必要です。
宿日直や複数拠点の管理が難しい
宿日直や複数拠点の勤怠管理は、大病院において複雑な課題です。宿日直の場合、通常勤務とは異なる労働時間管理が必要で、手作業での管理では正確な把握が難しくなります。医師の宿日直は緊急対応も多く、実際の労働時間と宿日直手当の計算が複雑です。
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複数の拠点がある場合は、各拠点での勤務データを集約し、一元管理する必要があります。急な人員配置の変更や勤務交代にも柔軟に対応しなければなりません。リアルタイムでの勤怠状況の把握と適切な管理システムの導入が不可欠です。
病院向け勤怠管理システムの特徴
病院向け勤怠管理システムの特徴は以下のとおりです。
- 特殊な勤務形態へ対応できる
- 法令を順守したシフト管理ができる
- 勤務データを正確に把握できる
- シフトを自動で作成できる
- 様式9を作成できる
- 研修管理ができる
- 他システムと連携できる
- 医師の働き方改革に対応できる
特殊な勤務形態へ対応できる
病院では医師や看護師などがさまざまな勤務形態で働いています。フルタイムやパートタイム、夜勤やオンコールなど複雑な勤務スタイルです。
連続勤務や長時間勤務の管理は重要で、特定日の人手不足に備えた対策も必要です。休暇管理は有給休暇だけでなく、育児や介護休暇などの特別な休暇の扱いが重要視されます。
対応するためには柔軟なシステムが必要です。勤怠管理システムは医療職員のワークライフバランスに欠かせません。
» 医師の働き方改革の問題点を徹底解析
法令を順守したシフト管理ができる
法令順守はシフト管理において必要です。法令に従ったシフト作成が、過重労働を防いで職員の健康を守るためには欠かせません。
病院向け勤怠管理システムには、以下のように多くの機能があります。
- 職員間の公平な勤務時間配分を支援する
- 夜勤や当直に対応した勤務で法令を守る
- 36協定に基づいたシフトを計画する
- 休憩時間や必要な休日を確保する
- 法定研修や必須教育の履修管理をする
- 労働時間の上限規制、健康管理に関する法規制に対応できる
緊急時のシフト変更においても法令違反になるリスクを最小化できます。実労働時間に基づいた給与計算の正確性も担保され、病院運営において信頼性のある管理が行えます。
勤務データを正確に把握できる
病院運営において勤務データの正確な把握は重要です。勤務時間やシフトの正確な記録が、労働時間規制違反の防止や人員配置の最適化に直結するためです。
勤怠管理システムを用いると、勤務シフトの細かい時間割り、残業や休日出勤の管理、休憩時間の適切な記録などが可能となります。勤務データをリアルタイムでモニタリングして正確な管理をすることは、労務管理の質を高める上で重要です。
正確な勤務データでスタッフは健康的な労働環境で働けます。病院としても法令を順守し、信頼される医療機関としての地位を保つことが可能です。
» 看護師が知っておくべき労務管理
シフトを自動で作成できる
病院向け勤怠管理システムを利用すると、複雑なシフトを自動で作成できます。医師や看護師など、多様な職種の勤務パターンを考慮しながら、最適なシフトを自動で組み立てます。人手不足の部署への人員配置や、スタッフの希望も反映しながら、公平なシフト作成が可能です。
シフトの自動作成では、労働基準法にもとづく勤務時間も管理できます。連続勤務や休憩時間の確保、時間外労働の上限など、法令順守に必要な要件を組み込んでシフトを作成します。急な欠勤や勤務交代にも柔軟に対応でき、シフトの修正や調整も簡単です。
様式9を作成できる
様式9の自動作成機能は、病院の勤怠管理において重要な役割を果たします。様式9とは、医療機関が入院基本料などの施設基準を満たしていると証明する書類です。勤怠管理システムで自動作成できる主な項目は以下のとおりです。
- 看護師の配置状況
- 各病棟の勤務実績
- 夜勤時間帯の人員配置
- 職員の勤務形態
- 月間の労働時間集計
勤怠管理システムの使用で、様式9の作成にかかる時間を大幅に削減できます。日々の勤務実績が自動的に集計され、必要な書式に反映されるため、人事部門の負担も軽減されます。データの正確性も向上し、施設基準の適切な管理と運用が可能です。
» 厚生労働省(外部サイト)
様式9の作成機能は定期的なアップデートもあり、制度改正にも柔軟に対応できます。過去の勤務実績データも保存されるため、監査対応や労務管理の改善にも活用可能です。
研修管理ができる
医療機関における研修管理は、スタッフの専門性向上と医療の質の維持に欠かせません。勤怠管理システムには研修管理機能が搭載されており、医師や看護師の研修履歴を一元管理できます。必須研修の受講状況をリアルタイムで把握し、未受講者に自動通知できます。
研修管理機能では、各職員の研修スケジュール調整も可能です。出勤日と研修日の重複を避け、効率的な研修計画を立てられます。研修時間も労働時間として適切に記録され、働き方改革に対応した管理が可能です。研修の出席記録や修了証の発行も自動化され、人事部門の事務作業も大幅に削減できます。
研修医や専門医の教育プログラムでは、研修内容や到達度の記録が重要です。研修の進捗状況を指導医と研修医の双方で確認でき、効果的な教育体制を構築できます。
他システムと連携できる
病院の勤怠管理システムは、他のシステムとの連携機能が充実しています。主な連携先は以下のとおりです。
- 人事給与システム
- 電子カルテシステム
- スケジュール管理システム
- 経理・会計システム
- 入退室管理システム
人事給与システムとの連携では、勤務実績データを給与計算に自動反映できます。時間外労働や夜勤手当、宿日直手当なども正確に計算され、給与業務の効率化が図れます。電子カルテシステムとの連携により、医師の診療時間と勤務時間が合っているかの確認も可能です。
クラウド型のシステムであれば、複数拠点の勤怠データを一元管理できます。スマートフォンやタブレットからのアクセスも可能です。情報セキュリティにも配慮され、データの暗号化や厳格なアクセス権限管理にも対応できます。
医師の働き方改革に対応できる
医師の働き方改革への対応は、2024年4月からの時間外労働規制に向けて急務とされています。病院向け勤怠管理システムの導入により、法令順守に必要な要件の解決のサポートが可能です。
» 厚生労働省(外部サイト)
勤怠管理システムでは以下のような機能を備えています。
- 時間外労働の上限管理機能
- 宿日直許可の管理支援
- 面接指導対象者の抽出
- 勤務間インターバルの確保
- 複数医療機関での勤務時間管理
労働時間の自動集計機能により、月100時間を超える時間外労働が予測される医師を早期に把握できます。面接指導が必要な医師を自動で抽出でき、産業医との面談スケジュールも効率的に調整可能です。勤務間インターバルの確保状況もリアルタイムでモニタリングでき、医師の健康管理にも役立ちます。
病院向け勤怠管理システムのメリット
病院向け勤怠管理システムのメリットは以下のとおりです。病院の運営全体が改善できます。
- 業務の効率化
- 労働環境の改善
- コンプライアンスの強化
- スタッフの満足度向上
業務の効率化
業務の効率化は、病院運営において重要な要素です。勤怠管理システムを導入することで、多くの時間と労力を節約できます。以下のような効率化が可能です。
- シフト作成の自動化で時間を節約できる
- 手動での勤怠データの入力ミスをなくせる
- スタッフごとの勤務時間を迅速に確認、管理できる
- リアルタイムでの勤務状況の把握による迅速な対応ができる
- レポート機能による労働時間の分析と最適化ができる
- 管理者の業務負担軽減で、ほかの業務に集中できる
- 電子化されて情報の集中管理とアクセス性が良くなる
効率的な意思決定と運営管理に必要な機能です。勤怠管理システムの導入によるメリットは、病院に大きな価値をもたらします。
労働環境の改善
労働環境の改善はスタッフのモチベーション向上と仕事の効率化に役立ちます。24時間体制の病院では勤務管理システムの役割が重要です。
過重労働防止と心理的ストレス軽減のため、シフトを公平に配分し、休暇管理の合理化をしましょう。スタッフが健康的に働ける環境を整えられます。
» 看護師の勤務表を作成するポイント
ワークライフバランスの促進は就業満足度を高め、質の高い医療サービス提供へとつながります。
コンプライアンスの強化
病院向け勤怠管理システムはコンプライアンスを強化する上で欠かせません。法律順守は病院運営に必須であり、労働基準法などの法令順守でリスクを低減できます。以下のような点で効果的です。
- データの監査追跡機能で不正行為を防ぐ
- 適切な労働時間管理で過労を防ぐ
- 勤怠データのリアルタイム更新と報告で透明性を向上する
- プライバシー保護規制への対応を強化する
- 稼働時間の適正化により、労働争議リスクを下げる
社内ポリシーや規定に基づいた勤怠管理を徹底すると、スタッフ一人ひとりが公平に評価される環境を作れます。ソフトウェアは法改正に合わせて定期的なアップデートが必要です。
勤怠管理システム導入で、病院のコンプライアンス強化にも繫がります。
スタッフの満足度向上
病院向け勤怠管理システムの導入は、スタッフの満足度と患者へのサービス向上に必要です。スタッフのワークライフバランスが改善されます。
システムによってシフトの管理や労働時間の把握、休暇の管理が適切に行われます。正確な勤務記録で過労の予防とスタッフの精神的な負担軽減が可能です。健康状態への配慮が実現できます。
透明性のある評価システムの導入で公平な職場環境が実現し、スタッフ間の信頼関係が深まります。フィードバックをシステムに取り入れると、病院全体の改善につなげることが可能です。
» 病院の勤怠管理における課題
病院向け勤怠管理システムのデメリット
病院向け勤怠管理システムのデメリットは以下のとおりです。
- 初期導入コストの負担
- 運用・保守コストの発生
- システム障害のリスク
初期導入コストの負担
勤怠管理システムの導入には、相応の初期投資が必要になります。主な初期コストは以下のとおりです。
- システム本体の購入費用
- サーバーやネットワーク整備費
- 打刻端末やICカードの購入
- システム設定・カスタマイズ費
- スタッフ研修・教育費用
システムの規模や機能により費用は異なりますが、大規模な病院では数百～数千万円規模の投資が必要です。既存システムとの連携やカスタマイズが必要な場合は、追加費用が発生します。中小規模の病院では、初期投資が大きな負担となる可能性があります。
スタッフへの研修や運用マニュアルの作成など、システム導入に伴う間接的なコストも考慮する必要があります。導入の際は、投資対効果を慎重に検討し、病院の規模や予算に見合ったシステムを選択しましょう。
運用・保守コストの発生
勤怠管理システムの導入後は、継続的な運用・保守コストが発生します。コストは病院の経営に長期的な影響を与える可能性があるため、事前に十分な検討が必要です。
運用・保守に関する主なコストは以下のとおりです。
- 月額使用料やライセンス料
- システムのバージョンアップ費用
- セキュリティ対策費用
- 保守サポート契約料
- データバックアップ費用
クラウド型のシステムでは、月額もしくは年間の利用料が発生します。オンプレミス型の場合は、システム運用担当者の人件費やサーバーの維持管理費用も必要です。法改正や制度変更に対応するためのシステム改修費用も考慮しなければなりません。導入前に総所有コストを見積もり、病院の財務計画に組み込むことが重要です。
システム障害のリスク
勤怠管理システムにおけるシステム障害は、病院運営に重大な影響を及ぼします。24時間365日体制の医療現場では、わずかな停止時間でも大きな混乱を招きます。打刻システムが停止すると出退勤の正確な記録ができず、労務管理に支障をきたすことが明白です。
データの消失やセキュリティ侵害などのリスクも考慮しましょう。医療機関では個人情報を扱うため、情報漏洩は深刻な問題になるからです。システムのバックアップ体制や復旧手順を整備し、緊急時の対応マニュアルも準備してください。システム障害に備えて、紙ベースでの記録など代替手段も用意しましょう。
病院向け勤怠管理システムの選び方
病院向け勤怠管理システムの選定は、医療業界のニーズを満たす機能があることが重要です。選ぶ際には、以下のポイントを参考にしてください。
- 必要な機能を洗い出す
- コストパフォーマンスを考える
- セキュリティ対策を確認する
- サポート体制を確認する
必要な機能を洗い出す
病院向けの勤怠管理システムを選ぶ際は、法律に基づく厳しい規制を考慮する必要があります。病院の特殊な勤務形態をサポートし、効率的な勤怠管理を実現するための機能が必要です。
以下の機能を参考にしてください。
- シフトの自動作成機能がある
- 職員のスキルや資格を考慮したシフト配分ができる
- 多様な労働時間や休暇制度への対応ができる
- 上限時間や連続勤務規制などの法令順守ができる
- リアルタイムでの勤務時間の把握・監視ができる
- 給与計算への連携ができる
- モバイルアクセスができる
- データバックアップと復旧の仕組みがある
病院の勤務体制や管理ニーズに合わせた勤怠管理システムを選択をしましょう。労働環境の改善やコンプライアンスの強化、スタッフの満足度向上につながります。
コストパフォーマンスを考える
病院向け勤怠管理システムを選ぶ際は、コストパフォーマンスを考えることが大切です。コストパフォーマンスとは投資した費用に対して得られる利益や効果を指します。
初期導入費用だけでなく、ランニングコストや将来的な拡張性、アップデートの費用も含めて評価が必要です。他の病院におけるコスト削減の効果を参考にしましょう。
ユーザーレビューを参照すると、現実のコストパフォーマンスを把握できます。経済的な観点から最も合理的な選択が重要です。
セキュリティ対策を確認する
コストパフォーマンスが良くても、セキュリティが十分でなければ導入する意味がありません。不正アクセスやデータ漏洩を防ぐために、セキュリティ面で万全のシステムを選ぶ必要があります。以下のポイントを確認してください。
- 患者情報や従業員データの保護に関する規格に対応している
- データ暗号化技術を使用している
- 定期的なセキュリティアップデートとパッチ管理がされている
- マルチファクター認証が実装されている
- アクセス権限の厳格な管理と操作履歴を確認ができる
セキュリティ対策が十分なシステムを選ぶことで病院内の情報を守り、信頼性の高い勤怠管理を行えます。
サポート体制を確認する
何かあったとき、サポートが提供されることは重要です。緊急時の対応手段と対応時間は、重要な指標です。カスタマーサポートが24時間365日利用可能か、営業時間内のみか把握しましょう。
サポートの種類には以下のような対応があります。
- 電話
- チャット
- メール
- FAQ
- オンラインフォーム
システム導入後のトレーニングやサポートプランの有無も、スムーズな運用には欠かせません。将来的なカスタマイズや追加機能への対応方法も調べましょう。
利用者レビューでサポートの評価を確認してください。システムのバージョンアップ、メンテナンス対応、トラブル発生時の対応も評価をするためには必要です。多言語対応が必要な場合のサポートの対応を確認しましょう。
ポイントを考慮してサポート体制が充実している勤怠管理システムを選んでください。
【規模別】病院向け勤怠管理システムの選び方
病院の規模によって必要な機能や導入費用は大きく異なります。規模に合わせた最適なシステムの選択で、効率的な運用が可能です。それぞれの規模における選び方のポイントを解説します。
クリニック
クリニックでは、シンプルで使いやすい機能を重視したシステム選びが重要です。スタッフ数が少なく、勤務形態も比較的単純なため、複雑な機能は運用の負担になります。小規模医療機関向けの勤怠管理システムには、使いやすさとコストパフォーマンスの高さが不可欠です。
クラウド型のシステムを選択すると、初期投資を抑えながら必要な機能を利用できます。システムの保守や運用管理の手間も最小限に抑えられます。スマートフォンやタブレットからの打刻にも対応していれば、小規模ならではの柔軟な運用が可能です。医療事務システムとの連携機能があれば、業務の効率化も図れます。
将来的な拡張性も考慮しましょう。クリニックの成長に合わせてシステムを拡張できるよう、アップグレードのしやすさを確認します。個人情報保護の観点から、セキュリティ対策が十分なシステムを選んでください。
中小病院
中小病院では、複数の診療科や職種に対応できる機能性と導入・運用コストのバランスが重要です。100〜500床程度の規模では、シフト管理の複雑さも増すため、効率的な勤務管理機能が必須です。医師の働き方改革への対応も考慮に入れながら、システムを選択する必要があります。
既存の院内システムとの連携性も重要です。電子カルテシステムや人事給与システムとスムーズに連携できれば、データの二重入力を防ぎ、業務効率を大幅に向上できます。将来的なシステム拡張や機能追加などに、柔軟に対応できる拡張性も重要な選択基準です。
専門的なサポート体制の充実度も確認しましょう。システムの導入から運用まで、きめ細かなサポートを受けられるベンダーを選ぶと、スムーズな運用が可能です。コスト面では、初期投資を抑えながら必要な機能を確保できる月額利用型のサービスも検討価値があります。
大病院
大病院向けの勤怠管理システムには、高度な機能性と安定性が求められます。500床を超える大規模病院では、数百～数千人規模の職員の勤務管理が必要です。24時間365日体制の運営を支えるため、システムの信頼性が重要です。
リアルタイムでの勤務状況把握と分析機能も欠かせません。システムを利用することで、部署ごとの人員配置状況や時間外労働の実態を即座に確認でき、適切な人員管理が可能となります。拠点が複数ある場合は、拠点間でのデータ連携やスタッフの異動管理への対応も必要です。
セキュリティ面では、強固な情報保護体制が不可欠です。個人情報や医療情報を扱うため、データの暗号化や厳格なアクセス権限管理が求められます。システムのバックアップ体制も重要で、災害時でもデータを保護し、速やかな復旧を可能とする仕組みが必要です。
病院向け勤怠管理システムの導入で利用できる補助金・助成金
病院向け勤怠管理システム導入における、代表的な補助金と助成金について解説します。
IT導入補助金
IT導入補助金は、中小企業・小規模事業者のIT導入を支援する制度です。勤怠管理システムの導入にも活用でき、導入費用の一部を国が負担します。
申請から交付までの流れは以下のとおりです。
- IT導入支援事業者の選定
- gBizIDプライムアカウントの取得
- 補助金の交付申請
- 事業計画の実施
- 実績報告の提出
条件によって異なる場合がありますが、補助金額は5～450万円まで、補助率は1/2以内と手厚い支援が受けられます。補助金の対象となるITツールは事前に登録された製品から選ぶ必要があり、申請期限や予算枠にも注意が必要です。業種や企業規模、年度によって補助上限額や補助率が異なるため、事前に確認しましょう。
» IT導入補助金2025(外部サイト)
補助金制度を活用すると、初期導入コストを大幅に抑えられます。中小規模の医療機関にとって、システム導入のハードルを下げる重要な支援制度です。
働き方改革推進支援助成金
働き方改革推進支援助成金は、労働時間の短縮や年次有給休暇の取得促進など、働き方改革の取り組みを支援する制度です。勤怠管理システムの導入も対象になり、取り組み時の状況や成果に応じて助成金を受けられます。
主な対象経費は以下のとおりです。
- 労務管理担当者に対する研修
- 就業規則の作成・変更費用
- 労務管理用機器の導入・更新費用
- 人材確保に向けた取組
- 専門家によるコンサルティング費用
- 研修・セミナーの実施費用
- 労務管理ソフトウェアの導入・更新費用
助成金の申請にあたっては、労働時間短縮や業務効率化の具体的な計画が必要です。医師の働き方改革に対応した勤怠管理システムの導入は、重点的な支援対象に該当します。助成金は対象経費の最大4/5まで支給され、生産性向上のための設備投資などの場合は、上限額が加算される場合もあります。
» 厚生労働省(外部サイト)
助成金は、医療機関特有の課題に対応するため、専門家による助言・指導費用なども対象です。就業規則の改定や労務管理体制の整備など、包括的な働き方改革の取り組みがサポートされます。助成金の申請には期限があり、予算の上限に達し次第終了するため、早めの準備が重要です。
まとめ
病院での勤務管理は複雑で特殊な勤務形態に対応できるシステムの導入が重要です。
病院向け勤怠管理システムを活用するとシフト管理の正確性が向上し、業務効率化が図られます。法令順守をサポートし、労働環境の改善やコンプライアンスの強化に役立ちます。スタッフのモチベーションと満足度を向上させることが可能です。
システムを選ぶときは、以下のポイントを押さえましょう。
- 必要な機能を洗い出す
- コストパフォーマンスを考える
- セキュリティ対策を確認する
- サポート体制を確認する
適切な勤怠管理システムを選ぶと法令順守につながり、病院の運営全体を効率化できます。
» 勤怠管理システム導入に使える補助金や助成金を解説！