【訴訟防止】タイムカードがない病院はいますぐ導入！勤怠管理システムの概要を徹底解説
タイムカードなどを使わずに勤怠管理しない病院は、違法性のリスクがあることをご存知でしょうか。本記事では、タイムカードがない病院の抱える問題点や改善策を紹介します。
病院には勤怠管理システムを導入することが重要です。本記事を読めば効率的な勤怠管理を取り入れる方法がわかり、クリーンな経営体制に変えられます。
タイムカードがない病院の違法性
タイムカードがない病院は労働基準法に違反するおそれがあり、以下のようなトラブルが起こるリスクを抱えます。
- 労働時間の適切な記録がないと残業代未払いのリスクが生じる
- 勤怠管理の不備は労働者の権利を侵害し、訴訟リスクを高める
- 労働監督署からの是正勧告や罰金が科されることがある
病院におけるタイムカードおよび勤怠管理の不備は、本来あってはならない問題です。勤務管理の不透明さは、医療従事者から病院全体までの労働に悪影響を与えます。正確な勤怠管理は病院で働く人の労働環境を守ることに加え、法的なトラブルを防ぐ上でも不可欠な要素です。
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タイムカードを使用する病院が違法となるケース
タイムカードを使用する病院が違法となるケースは以下の2つです。
- 残業記録を改ざんする
- 打刻時間を改ざんする
残業記録を改ざんする
残業記録の改ざんは、従業員が実際に働いた時間を減らしたり消したりする行為を指します。管理者が意図的に時間を調整し、法定労働時間内におさまったように見せかけることが主な目的です。労働者の同意なく行われる残業記録の改ざんは、法定の残業手当を支払わないために使われることもあります。
タイムカードを導入する病院でも、残業記録を改ざんすることは労働基準法に違反します。残業記録の改ざんに当たる行為は、以下のとおりです。
- 労働者の同意なしに勤務時間を操作する
- 法定の残業手当を支払わないために記録を改ざんする
- 従業員の実際の残業時間を記録から削除または減らす
- 管理者による不正な時間調整を行い、法定労働時間内に見せかける
過重労働を隠蔽する手段として利用されるケースもあります。病院の不正が発覚した場合、信用が欠落するだけでなく、訴訟されるおそれもあります。正しい勤怠管理は法令を守るだけでなく、社会的責任を果たすためにも重要です。
打刻時間を改ざんする
タイムカードの打刻時間を改ざんすることは違法行為です。打刻時間の改ざんは、従業員が自己申告を基にして実際の出勤・退勤時刻と異なる時間を報告する行為だけではありません。上司や人事部門が勤怠データを不正に修正する行為や、従業員に対して実際に働いた時間とは異なる打刻を強要することなども含みます。
打刻時間の改ざんに当たる行為は以下のとおりです。
- 上司や人事部門による勤怠データの不正な修正
- 実際の労働時間と異なる時間での打刻を強要
- システムの脆弱性を利用した不正な時刻操作
打刻時間を改ざんする目的には、法定労働時間を超えた残業時間の隠蔽などが挙げられます。打刻時間を改ざんすることは従業員の権利を侵害するため、絶対にしてはいけない行為です。
打刻時間を正確に記録し勤怠管理することは、病院を含むすべての職場において必要な仕組みです。
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タイムカードがない病院がやるべきこと
タイムカードがない病院がやるべきことは以下のとおりです。
- 勤怠管理システムを活用する
- スマートデバイスを利用した打刻を活用する
- ICカードや顔認証システムを活用する
- クラウドサービスで勤怠データを管理する
勤怠管理システムを活用する
病院に勤怠管理システムを導入すれば、従業員の労働時間を簡単かつ正確に管理できます。勤怠管理システムを活用するメリットは、以下のとおりです。
- 紙のタイムカードが必要なくなる
- 従業員の勤怠データをリアルタイムで把握できる
- エラーの発生率が低下し、労働時間の不正防止につながる
デジタル化することで従業員の労働時間を正確に記録・管理し、労働基準法遵守に役立ちます。タイムカードを使わないことでエラー発生率も低下。労働時間の不正を防ぎます。
勤怠データのリアルタイム把握により、従業員は自らの勤務状況を容易に確認できます。管理者にとっても手動での管理作業が大幅に削減され、効率化と報告書作成の自動化が進むため、作業が簡単になることがメリットです。
リモートワークやフレックスタイム勤務が増える現代において、勤怠管理システムは管理業務を簡略化します。従業員の健康管理にも役立ち、不規則な勤務時間や過重労働の予防にも効果的です。病院はもちろんのこと、さまざまな職場で勤怠管理システムの利用が推奨されています。
» 病院向け勤怠管理システムとは？メリットと選び方
スマートデバイスを利用した打刻を活用する
病院の勤怠管理を正確かつ効率的にするには、スマートデバイスを活用するのも1つの手段です。スマートフォンやタブレットを使うことで、出退勤の記録が容易になります。セキュリティ面では、二要素認証(※)の導入によりシステム運用の安全性が向上します。
モバイルアプリを通じて打刻データをリアルタイムで送信することで、勤怠データの即時集計やレポート作成も簡単になるのもメリットです。人的ミスを減少させる効果も期待できます。
従業員が簡単に勤務時間を追跡できるため、自己管理がしやすくなります。紙のタイムカードに比べて環境に優しいという点も大きなメリットです。スマートデバイスを利用した打刻システムは勤怠管理の自動化を促進し、従業員と経営側双方にメリットをもたらすシステムです。
※ 二要素認証とは、顔認証やパスワード認証など異なる2つの要素を組み合わせた認証方式です。
ICカードや顔認証システムを活用する
病院の勤怠管理において、ICカードや顔認証システムを導入することはデータ管理を容易にし、自動化を実現します。ICカードや顔認証システムを活用するメリットは、以下のとおりです。
- ICカードを使用し、出勤・退勤時の打刻を自動化できる
- 顔認証による本人確認を強化し、不正打刻を防止できる
- 設置が比較的容易で、病院の入退場管理にも利用できる
ICカードによる出退勤の打刻は、紙のタイムカードに比べてデータ管理を容易にして自動化を実現します。顔認証システムの導入により、勤怠管理の精度が向上し、従業員の顔を識別して不正打刻を防ぐことが可能です。
ICカードを紛失した場合でも、顔認証を併用することで二重の安全性を確保できます。タッチレスでの打刻は、衛生環境を重視する病院との相性に優れています。
注意点として、従業員の個人情報やプライバシーの保護には、法に従うことが必須です。
クラウドサービスで勤怠データを管理する
病院においてもクラウドサービスでの勤怠管理は、労働基準法などの法令を遵守した経営を実現します。勤怠管理は労働時間を正確に記録し、労働基準法などの法令遵守に欠かせません。
クラウドサービスによる勤怠管理のメリットは、以下のとおりです。
- リアルタイムの勤怠データ管理と更新
- 複数の拠点間でのデータの一元管理と統合
- 機器の故障や物理的な損失からのデータ保護
- 自動化された勤怠データのバックアップと復元機能
- どこからでもアクセス可能なオンラインシステムを通じた勤怠管理
クラウドサービスなら、インターネット経由で場所を選ばずに勤怠データの確認や更新ができます。自動でのデータバックアップと復元により、機器の故障やデータ損失のリスクも軽減されます。
クラウドサービスを活用すれば、煩雑なデータ統合作業をする手間がありません。管理者の作業負担を軽減するだけでなく、データの正確性も向上します。
クラウドサービスはセキュリティ対策が施されていることから、データ保管やプライバシー保護の面で安心できる点も魅力です。
病院で勤怠管理システムを導入するメリット
病院で勤怠管理システムを導入するメリットは以下のとおりです。
- 労務リスクの軽減
- 業務効率の向上
- 従業員満足度の改善
- 法改正への迅速な対応
労務リスクの軽減
病院に勤怠管理システムを導入すれば、法律に基づいた勤怠管理が実現します。法的なトラブルの防止につながることがメリットです。
具体的なメリットは以下のとおりです。
- 労働者の過重労働の把握と対策の促進
- 勤怠データの正確性向上による給与計算ミスの削減
- 不正確な労働時間記録による残業代請求トラブルの減少
労働時間の正確な記録により、残業代の不正請求や計算ミスが減少します。労働者の過重労働を正確に把握して適切な対策を施すことで、従業員の健康を保ちつつ生産性も維持することが可能です。
勤怠管理システムを導入することは、従業員への配慮として評価され、企業のイメージアップにも貢献します。勤怠データの精度を向上させることは、明確な病院経営をしている証明になります。
業務効率の向上
病院の業務効率を向上するには、勤怠管理システムを活用し自動化することが必須です。自動化されたシステムを導入することで、従来の手作業による時間と労力を削減し、正確かつ迅速な勤務時間の管理を実現できます。勤怠データの収集が正確になり、エラーの発生率も低減します。
従来のタイムカードによる勤怠管理との違いは、以下のとおりです。
- 手動でのエラー発生率の減少
- 勤務時間の迅速な分析と報告の効率化
- リアルタイムでの労働時間の監視と管理
- 人事・給与計算プロセスの自動化による時間節約
労働時間の分析と報告も効率的に行えるようになり、労働コストの最適化や予算計画の精度を高められます。文書管理をデジタル化することで、物理的なスペースと時間の節約にも貢献。従業員が勤怠管理しやすくなることもメリットです。
従業員満足度の改善
病院の従業員満足度を改善するには、勤怠管理システムを導入し、勤務時間や勤務日数を見える化することがポイントです。勤怠管理システムは従業員に以下のようなメリットをもたらします。
- 従業員の自主性と責任感の向上
- 柔軟な勤務体系の支援による働き方の多様化
- ワークライフバランスの促進によるストレス軽減
労働環境が公正だと、信頼感が増してストレスが軽減されます。柔軟な勤務体系と適切な人員配置がワークライフバランスを促進。従業員同士のコミュニケーションを向上させます。
勤怠管理システムの導入はリアルタイムでのデータ分析によって、さらなるパフォーマンス向上が期待できることがメリットです。勤怠管理システムは、効率的なシフト管理や人員配置の最適化にも役立ちます。
法改正への迅速な対応
法改正が行われた際、勤怠管理システムは迅速に対応します。違法リスクを回避し、企業の信頼を維持できる点がメリットです。労働時間に関する法律が変わった場合、勤怠管理システムは新しい要件に合わせて更新されます。
法改正に対する勤怠管理システムのメリットは以下のとおりです。
- 法律改正に基づく勤怠管理要件を即時更新
- 迅速な法改正対応による違法リスクを回避
- 改正された法令に準拠したレポートを自動生成
勤怠管理システムと従来のタイムカードとの違いは、新しい法的要件に素早く対応できることです。改正された法令のレポートを自動生成できるため、従業員へも速やかに情報共有できます。勤怠管理システムを導入すれば、法改正に遅れを取る心配はありません。
» 医師の働き方改革！時間外労働上限規制に向けた課題
まとめ
タイムカードがなく勤怠管理を怠る病院は、労働基準法に違反します。労務関連によるトラブルを防ぐには、勤怠管理システムの導入が必須です。
勤怠管理システムを導入すれば、労務リスクの軽減や業務効率の改善、従業員の満足度向上といった恩恵が受けられます。法改正へも迅速に対応できるため、勤怠管理システムは病院の経営に必須です。